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AI Outlook

场景概览​

AI Outlook 主要覆盖两类邮件场景，重点解决“发得慢、回得慢、措辞不好拿捏”这三个问题：

  • 新建邮件：创作、翻译、优化、审阅。
  • 回复邮件：基于最近一封邮件生成回复，并支持翻译、优化、审阅。

它最适合以下业务场景：

  • 客户往来：快速生成礼貌、专业的英文或中文回复。
  • 内部协同：写项目同步、进度提醒、资源协调、风险说明等邮件。
  • 正式通知：输出统一口径的通知、公告、变更说明。
  • 跨语言沟通：把收到的外语邮件先翻译，再决定如何回复。

AI Outlook 主要提供 5 类能力：

  • 创作：基于提示词生成新邮件正文。
  • 回复邮件：基于最近一封来信生成回复草稿。
  • 翻译：选区翻译或整封邮件翻译。
  • 优化：扩写、精简、改语气、结构化表达。
  • 审阅：语法、标点、表达一致性检查。

如果你的目标是“快速表达清楚”，先用创作；如果你的目标是“准确回应别人”，先用回复邮件；如果你已经写好了邮件，再用优化或审阅。

前置条件​

使用前建议先确认以下条件：

  1. 已在当前支持的 Outlook 环境中打开邮箱。
  2. 已完成 AI Office 单独开通并成功登录。
  3. 当前邮件处于可编辑状态，且没有被只读、加密或权限限制。
  4. 如果要执行选区处理，请先选中正文文本；如果要处理整封邮件，请保持未选中状态。
  5. 建议先保存草稿，便于对比 AI 处理前后的版本。

操作步骤​

1. 进入 Outlook Agent​

适用时机：准备开始阅读、撰写或回复邮件。

操作方法：

  1. 打开 Outlook 邮件窗口，点击右上角或侧边栏中的 AI Office 入口。
  2. 根据当前场景确认是阅读邮件、撰写邮件还是回复邮件。
  3. 确认邮件处于可编辑状态，再执行后续 AI 操作。

结果说明：

  • 正确进入编辑上下文后，生成内容才能稳定写回正文。
  • 如果无法写入，多数与权限、只读状态或宿主限制有关。

2. 新建邮件创作​

适用时机：你需要从零起草邮件正文，或希望快速生成第一版草稿。

操作方法：

  1. 打开新建邮件窗口。
  2. 在“创作”中输入提示词，例如节假日通知、项目同步邮件、客户回访邮件等。
  3. 在提示词中补充关键约束（目标对象、语气、长度、行动项、截止时间）。
  4. 生成后点击“插入内容”，将结果写入正文。
  5. 按需微调主题行、称呼、结尾署名和附件说明。

结果说明：

  • 上下文越完整，首版草稿可用率越高。
  • 正式外发前建议至少执行一次“优化或审阅”。

3. 翻译邮件内容​

适用时机：需要理解外语来信，或输出多语言版本用于对外沟通。

操作方法：

  1. 选中需要翻译的文本；如果没有选中内容，则按整封邮件处理。
  2. 设置源语言和目标语言并点击生成。
  3. 确认“应用”，将译文插入或替换到邮件正文。
  4. 重点检查术语、专有名词、数字单位和日期格式。

结果说明：

  • 选区翻译更适合精修关键段落。
  • 整封翻译更适合快速建立上下文理解。

4. 优化与审阅​

适用时机：草稿已完成，但希望让表达更专业、更简洁或更符合沟通对象。

操作方法：

  1. 选择优化或审阅能力：
    • 优化：精简、扩写、改语气、重组表达。
    • 审阅：错别字、语法、标点、格式一致性检查。
  2. 输入补充要求，例如正式语气、跨部门协作语气、客户沟通语气等。
  3. 查看生成结果并对比原文。
  4. 决定是否插入正文，或继续生成下一版。

检查重点：

  • 是否明确“结论、行动项、截止时间”。
  • 是否避免模糊表达和歧义承诺。
  • 是否保持称呼、敬语、落款风格一致。

推荐使用流程​

可按不同邮件任务选择以下路径：

  1. 从零起草邮件：新建邮件创作 -> 优化与审阅 -> 发送前确认。
  2. 回复客户邮件：回复邮件 -> 优化与审阅 -> 发送前确认。
  3. 跨语言沟通：翻译邮件内容 -> 回复邮件或新建邮件创作 -> 优化与审阅。

如果时间有限，建议至少执行“优化与审阅”后再发送，可显著降低沟通风险。

使用边界​

当前支持的环境​

  • office365 Web 端 Outlook
  • office365 Windows Desktop 端 Outlook（New）
  • office365 Windows Desktop 端 Outlook（Classic）

不支持的环境​

  • office365 以下版本，例如 Office 2019、Office 2016

尚未经过验证的环境​

  • office365 Mac Desktop 端 Outlook

受限制的情况​

  1. Web 端 Outlook 不支持拖动插件宽度

    Outlook Web（OWA）和 New Outlook 的 Task Pane 宽度由宿主固定，用户不能拖拽调整。前端会尽量通过弹性布局适配，但长代码块、宽表格等内容的展示空间仍然有限。

  2. 阅读模式下无法获取选中的内容

    阅读模式下即使框选了邮件正文，插件也无法获取选区内容，会自动回退为读取整封邮件正文，并提示当前没有选区。

  3. 编辑模式下选中表格时可能无法获取

    如果选中的是表格、图片等非纯文本对象，选区读取可能返回空结果，此时需要改为选中可编辑的正文文本。

  4. 无法替换整封邮件的任意局部区域

    邮件正文的写入通常只能替换选区或整体覆盖，无法像 Word 那样稳定定位到邮件正文中的任意子区域，因此不建议尝试对整封邮件做局部强替换。

  5. 超过模型上下文后会报错无法继续

    邮件正文、历史引用和多轮对话叠加后，可能超过模型上下文窗口。遇到这种情况时，建议先简化正文内容，再继续操作。

无法完全避免的情况​

  • 模型有一定概率直接输出 HTML 格式：系统会尽量约束输出风格，但偶尔仍可能混入 HTML 标签。
  • Classic 客户端里执行工具会比较缓慢：由于宿主渲染机制更重，读写邮件正文通常比 Web/New Outlook 更慢。
  • 邮件包含图片时执行替换会比较缓慢：图片通常以内嵌方式存在，替换内容时需要额外处理这些资源。

如果你在这些限制范围内使用 Outlook Agent，建议优先处理正文文本，尽量避免在复杂表格、图片或超长引用链上直接操作。

常见问题​

1. 为什么回复内容看起来很完整，但不够贴近我的真实意图？​

建议在生成前加入回复策略约束，例如“先确认收悉，再给出三点行动计划，语气保持克制且专业”。越具体的约束，结果越贴近预期。

2. 为什么有时无法读取我选中的内容？​

常见原因是处于阅读模式，或选中了表格、图片等非纯文本对象。建议切换到编辑模式并选中可编辑正文文本。

3. 长邮件处理失败怎么办？​

通常是上下文过长导致。建议先删除冗长引用链，仅保留关键上下文，再分段处理。

4. 可以直接一键发送 AI 结果吗？​

不建议。涉及金额、时间、承诺、法务条款时必须人工复核，确认业务语义和责任边界后再发送。

价值​

  • 提升邮件起草和回复效率。
  • 降低跨语言沟通的理解成本。
  • 帮助用户统一邮件语气、格式和表达口径。
  • 让阅读、回复、翻译和润色在同一个工作流里完成。