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文件管理

关于文件属性​

文件属性是针对于单个文件的设置，而前文中提到的知识库空间设置是针对知识库的设置。知识库空间设置中包含文件设置内容，且这些设置可继承到文件属性中。

常规设置​

  • 基本信息：文件属性中的基本信息包括文件名、大小、创建人、创建时间、修改人、修改时间、描述、标签。

💡 提示：只有企业空间中的文件才支持使用标签，可新增标签；个人空间 的文件不支持标签功能。

文件设置​

  • 空间设置：文件设置默认继承空间设置，无需额外配置，如文件需要自定义设置，关闭“继承空间设置”按钮即可。
  • 索引方式：基础解析、OCR智能解析。
  • 分段设置：默认、细分、自定义。
  • 检索设置：文件预览、文件索引。
  • 文件摘要生成：是否开启摘要、全文摘要提示词。

💡 提示：以上文件设置详细情况可参考“如何进行知识库空间设置”

元数据​

元数据用于描述文件或知识库本身的属性信息，例如 名称、位置、标签、类别 等。

  • 上传文件时，系统自动保存基础元数据，如 文件大小、名称、存储位置 等。
  • 用户也可补充自定义元数据，例如 标签、类别、上传者 等。
  • 检索知识库文件时，可结合元数据筛选条件提高搜索命中率。

任务进度​

可在此查看文件预览与处理进度，并对各处理步骤进行精细控制。

  • 预览：支持在线预览文件内容。若加载异常，可点击 重新处理 按钮重新加载。
  • 文件处理：点击可展开详细的处理步骤列表，每个步骤均显示运行时间，并支持单独重新处理。
    • 若当前知识库添加了元数据等，则处理链中将包含对应的元数据处理步骤；若未添加，则不会显示。
    • 若知识库为 Pipeline 模式，则处理步骤完全匹配已绑定的预处理 Pipeline 流程。
    • 每个步骤均显示运行时间，并支持单独重新处理。点击任一失败或需重试的步骤旁的重试按钮，即可对其单独重新处理，无需从头执行整个流程。
  • 下载日志：支持下载处理日志，便于排查异常或核对处理结果。

片段预览​

  • 片段预览 支持查看文件的分段情况，每个分段都带有 序号，并支持对分段内容进行 编辑。
    • 编辑分段内容不会影响原文件，仅修改用于 索引和预览 的内容。
  • 在片段预览界面，支持 搜索关键字，可快速定位关键字所在的分段，提升查找效率。

关于文档配置的说明​

一级模块二级模块配置项说明配置后是否需要重新向量化
片段预览文本编辑对文本进行编辑修改即时生效
片段预览文本编辑对文字进行加粗、斜体即时生效
片段预览文本编辑可在片段中添加表格、添加有序/无序列表、
插入已选列表、插入交互式卡片		即时生效
文件属性常规设置增加文件描述即时生效
文件属性常规设置新增标签即时生效
文件属性文件设置选择是否继承空间设置
需要执行“重新分段”才能生效
文件属性元数据管理对元数据进行新增需要执行“重新分段”才能生效
文件属性元数据管理对元数据进行删、改操作不需要重新分段的，原本的数据会保留

文件操作​

新建文件夹& 上传文件​

新建文件夹：我的空间和企业空间都支持文件夹的创建。在知识库页面点击右侧 “新建文件夹”，输入文件夹名称，点击 “确定” 即可。

上传文件：在我的空间和企业空间上传文件，系统将自动进行解析与索引，索引成功后方可使用。点击页面右上角“上传文件”，选择要上传的文件，点击“打开”，等待 索引成功 即可使用此文件。

提示
  • 文件上传有四种状态：等待索引、索引中、索引成功、索引失败。
  • 只有状态为索引成功的文件才能正常被预览及使用，
  • 需要对企业空间有编辑权限才可新建文件夹或上传文件，在操作前请确保拥有相关权限。
  • 最多支持10个文件同时上传，且每个文件均不超过100MB。
  • 支持的文件格式包括：xml、xmind、pdf、doc、docx、xls、xlsx、ppt、pptx、txt、md、csv、json、jpg、jpeg、png、mp3、flac、mp4。
  • 管理员可通过环境变量 BOT_FILE_ACCEPT 配置当前环境允许上传的文件类型范围（该范围为上述 19 种格式的子集）。
  • 用户在知识库中可选择的文件类型数量与种类，不能超过 BOT_FILE_ACCEPT 所定义的范围。

文件上传安全

💡 提示：此功能只支持V4.1.2及以上版本

为保障上传内容的安全，防止恶意文件上传，系统集成了文件安全扫描功能，此功能需要在环境变量里配置。

移动&复制文件​

移动/复制文件：选中要移动和复制的文件，点击右侧 “···”，选择“移动至”/“复制至”，选择要移动或复制的位置，点击 “确定” 即可。

提示
  • 我的空间的文件不支持移动和复制，只有企业空间的文件支持移动和复制。
  • 并且企业空间的文件的移动和复制只能在同一个知识库里操作。

下载&重命名文件​

  • 下载&重命名具体示例如下：
    • 选中“Azure - Compliance Offerings (September 2024).pdf”文件；
    • 点击右侧“···”或点击页面下方“下载”/“重命名”；
    • 点击“下载”后即可完成下载，点击“重命名”后填写新的文件名，点击“确定”即可。

收藏文件​

  • 收藏文件具体示例如下：
    • 选中要收藏的文件；
    • 点击右侧“···”；
    • 选择“收藏”，收藏成功后，页面上方将提示“添加收藏列表成功”；
    • 收藏成功后收藏文件列表中支持取消收藏。

💡 提示：我的空间和企业空间的文件都支持收藏，收藏后的文件可去“Knowledge->收藏”中查看。

收藏文件操作：

文件收藏列表：

预览文件​

文件上传并且索引成功后，会有一个预览的流程，状态为预览成功。点击文件名即可查看预览。

预览页面上方可以查看文件总结、脑图、大纲、对话。

重新预览&重新分段​

选中文件后会出现“重新预览”和“重新分段”的按钮。

  • 重新预览可刷新文件显示效果，确保内容呈现符合预期。
  • 重新分段用于调整文件结构，让段落或片段划分更合理，优化内容组织逻辑。

什么是QnA？​

企业空间具有QnA功能，当智能体检索到 QnA 中的问题时，会直接给出预设答案，而非依赖联网问答。 这有效避免了因网络信息繁杂导致的答案不准确、不统一等问题，确保回复内容精准契合企业需求和规范。

QnA 支持依据企业空间、问题、答案等多维度进行检索，能快速定位所需信息，极大提高了信息查找效率，便于企业员工快速获取准确知识，加速业务流程。

QnA相关操作​

导入问答对​

QnA有两种上传方式，其中一种是导入QnA，导入QnA支持批量导入，适用于QnA数量较多时。

导入QnA的具体操作步骤：

  • 进入企业空间知识库，打开QnA界面；

  • 点击右侧“···”按钮，选择“导入”，弹出导入页面；

  • 可以选择“下载导入问答对导入模板”，补充模板文件，需要填写企业空间、问题、答案（企业空间指企业空间下知识库名称）；

  • 模板文件补充完后，再次按上述步骤进入导入页面,拖放或选择刚才补充的模板文件；

  • 文件的信息会自动预览，确认无误后，点击右侧“开始导入”；

  • 等待后显示导入成功。

💡 提示：仅导入新增的QnA，问题和原有QnA重复的会跳过处理。

新增QnA​

QnA有两种上传方式，另一种是新增QnA，新增QnA时一次只允许添加一条。

新增QnA步骤如下：

  • 进入企业空间知识库，打开QnA界面；

  • 点击右侧“新增”按钮，进入新增界面，左侧为问题界面，右侧为答案界面；

  • 在问题侧，选择QnA所在知识库名称；

  • 点击“新增”按钮，可以添加多个问题；

  • 在答案侧，输入答案，答案的输入支持文字、链接、图片、视频等；

  • 答案和问题输入完毕后，点击“保存”，QnA新增成功。

💡 提示：新增时添加多个问题，这多个问题的答案都只有一个，即右侧答案页输入的答案。

提示
  • "答案"包含了富文本的样式标签，建议整体限制在 2000 个字符以内，这将有利于 AI 回复。
  • 插入视频，需为嵌入式代码，例如 <iframe src="//player.bilibili.com/player.html?aid=535563667&bvid=BV1jM411S74q&cid=1322473540&p=1" scrolling="no" border="0" frameborder="no" framespacing="0" allowfullscreen="true"> </iframe>。

审核QnA​

QnA 审批流程是为了确保知识库内容的准确性和规范性。该流程主要针对非管理员提交的问题和答案，确保内容经过管理员的审核后再进入 QnA 库供普通用户查看。管理员提交的内容则无需审核，直接生效。所有待审核的问题将自动排列在列表顶部，便于管理员优先处理。

QnA审批状态：待审核、已入库、拒绝

  • 待审核：提交的问题和答案自动进入“待审核”状态，等待管理员的审查和处理。
  • 已入库：管理员审核并同意后，问题和答案进入 QnA 库，普通用户可查阅。
  • 拒绝：若内容不符合标准，管理员可选择拒绝，拒绝的内容不会对普通用户显示，但会保留在系统中供后续审查。

QnA审批操作：同意、拒绝、批量操作

  • 同意：管理员对符合要求的内容执行同意操作，使其进入 QnA 库，已同意的QnA无法再进行拒绝操作。
  • 拒绝：对不符合标准的内容，管理员可以选择拒绝。
  • 批量操作：支持管理员多选待审核内容进行批量同意处理。

导出QnA​

目前支持导出QnA，可以导出本页，也可以导出全部QnA。

导出QnA具体步骤如下：

  • 在QnA页面，点击右侧“导出”；
  • 选择“导出本页”或“导出全部”；
  • 导出后可去本地默认位置查看文件。