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如何管理知识空间？

如何创建知识库空间？​

  1. 登录 SERVICEME 平台；
  2. 切换到"管理"平台；
  3. 访问"知识管理 > 文件空间"；

  1. 点击页面右上角"添加"按钮，弹出新增文件空间窗口；
    "名称"输入自定义文件空间名称，例如 产品运营空间 ；
    "类型"下拉选择文件空间类型，例如 企业知识库 ；
    "密级"下拉选择文件空间密级，例如 Pubilc ；
    "描述"输入自定义文件空间描述，例如 产品运营文件空间，包括日常宣发资料、产品介绍手册等 ；
    "存储配额"保持默认为空的配置；
    "文件大小限制"保持默认为空的配置；
    "文件支持格式"保持默认为空的配置；

  2. 点击"确定"按钮，新增知识库空间成功。

管理空间成员的访问权限？​

  1. 登录 SERVICEME 平台；
  2. 切换到"管理"平台；
  3. 访问"知识管理 > 文件空间"；

  1. 选择需要授权的文件空间，展开"操作"按钮，点击"成员管理"按钮，弹出授权页面；

  2. "所有者"，点击"添加"按钮，弹出授权页面，选择需要授权的组织和用户，例如 运营中心 ；
    "编辑者"授权给 设计中心 ；
    "访客"授权给 内部组织 ；

提示
  • 文件空间所有者有权进行成员管理，并且有权操作文件全部功能；
  • 文件空间编辑者有权操作文件全部功能；
  • 文件空间访客仅可操作文件基本功能，包括预览、分享、下载等。
  1. 点击"确定"按钮，授权成功。

如何为其他用户授予知识空间的访问权限？​

  1. 文件空间所有者用户，登录 SERVICEME 平台
  2. 切换到"知识"平台
  3. 访问"文件空间"
  4. 选择任意一个文件空间，例如 产品运营空间
  5. 点击"成员管理"，弹出人员选择器
  6. "所有者"，点击"添加"按钮，弹出授权页面，选择需要授权的组织和用户，例如 运营中心
    "编辑者"授权给 设计中心
    "访客"授权给 内部组织
  7. 点击"确定"按钮，成员管理设置成功。
提示
  • 文件空间所有者有权进行成员管理，并且有权操作文件全部功能
  • 文件空间编辑者有权操作文件全部功能
  • 文件空间访客仅可操作文件基本功能，包括预览、分享、下载等。

限制知识库空间可上传文件大小和格式？​

  1. 登录 SERVICEME 平台；
  2. 切换到"管理"平台；
  3. 访问"知识管理 > 文件空间"；

  1. 选择需要设置的文件空间，例如 产品运营空间 ，展开"操作"按钮，点击"设置"按钮，弹出编辑页面；

  2. "文件大小限制"输入自定义数字，例如 5MB ；
    "文件支持格式"选择自定义文件扩展名，例如 .txt 、 .docx 、 .xlsx 、 .pptx ；

  3. 点击"确定"按钮，设置知识库空间成功。

  1. 知识库用户上传单个文件大小超过 5MB，或者文件类型限制之外的文件，系统予以提示。

限制知识库空间能够进行的操作（如不能下载）？​

  1. 登录 SERVICEME 平台；
  2. 切换到"管理"平台；
  3. 访问"知识管理 > 文件空间"；
  4. 选择需要设置的文件空间，例如 产品运营空间 ，展开"操作"按钮，点击"设置"按钮，弹出编辑页面；
  5. 修改"密级"，例如 Highly confidential ；
  6. 点击"确定"按钮，设置知识库空间成功。
  7. 知识库用户无下载入口。

提示

查看所有用户的文件操作日志？​

  1. 登录 SERVICEME 平台；
  2. 切换到"管理"平台；
  3. 访问"知识管理 > 文件日志"；
  4. 可查看文件操作日志。

空间密级管理​

  1. 登录 SERVICEME 平台；
  2. 切换到"管理"平台；
  3. 访问"知识管理 > 密级管理"；

  1. 点击页面右上角"新增"按钮，弹出新增密级窗口；
    "名称"输入自定义密级名称，例如 机密级 ；
    "排序"输入自定义数字，用于控制该密级在列表的排列顺序，例如 1 ；
    "描述"输入自定义密级描述，例如 仅能预览 ；
    "操作"仅勾选 预览 ；
  2. 点击"确定"按钮，新增密级成功。

高级设置​

新增文件类型或文件格式​

  1. 登录 SERVICEME 平台；
  2. 切换到"管理"平台；
  3. 访问"知识管理 > 主数据管理"；

新增/修改文件类型​

  1. 切换到"文件类型"；

  1. 点击页面右上角"新增"按钮，弹出新增文件类型窗口；
    "编号"输入自定义文件类型编号，例如 Document ；
    "标题"输入自定义多语言标题；
    "图标"上传自定义图标；
    "排序"输入自定义数字，用于控制该文件类型在列表的排列顺序，例如 6 ；
    "描述"输入自定义文件类型描述，例如 Document ；
  2. 点击"确定"按钮，新增文件类型成功。

新增/修改文件格式​

  1. 切换到"文件格式"；

  1. 点击页面右上角"新增"按钮，弹出新增文件格式窗口；
    "编号"输入自定义文件类型编号，例如 docx ；
    "标题"输入自定义多语言标题；
    "图标"上传自定义图标；
    "拓展名"输入文件后缀名，例如 docx ；
    "文件类型"下拉选择文件类型；
    "排序"输入自定义数字，用于控制该文件格式在列表的排列顺序，例如 1 ；
    "描述"输入自定义文件格式描述，例如 Microsoft Word Open XML document ；
  2. 点击"确定"按钮，新增文件格式成功。

新增/修改知识库空间分类？​

  1. 登录 SERVICEME 平台；
  2. 切换到"管理"平台；
  3. 访问"知识管理 > 主数据管理"；
  4. 切换到"文件空间类型"；

  1. 点击页面右上角"添加"按钮，弹出新增文件空间类型窗口；
    "编号"输入自定义文件空间类型编号，例如 行业标准知识库 ；
    "标题"输入自定义多语言标题；
    "图标"上传自定义图标；
    "排序"输入自定义数字，用于控制该文件空间类型在列表的排列顺序，例如 1 ；
    "描述"输入自定义文件类型描述，例如 行业标准知识库，包括国家标准、国际标准等 ；
  2. 点击"确定"按钮，新增文件类型成功。

如何快速掌握当前知识模块的使用情况？​

  1. 登录 SERVICEME 平台；
  2. 切换到"管理"平台；
  3. 访问"仪表盘"；
  4. 可查看知识模块使用情况。

如何添加 QnA，为聊天机器人扩充知识范围？​

  1. 登录 SERVICEME 平台；
  2. 切换到"管理"平台；
  3. 访问"知识管理 > QnA"；
  4. 选择文件空间，例如 产品研发知识库；

添加QnA​

  1. 点击页面右上角"新增"按钮，跳转至新增 QnA 页面；
    "问题"：自定义添加多个问题，例如 问题1：如何管理知识库空间中的文档？ ；
    "答案"：输入答案，可以包含文字、图片和视频；
    "元数据"：暂未使用，可以保持为空；

  1. 点击"保存"，FAQ 记录新增成功。
提示
  • "答案"包含了富文本的样式标签，建议整体限制在 2000 个字符以内，这将有利于 AI 回复。
  • 插入视频，需为嵌入式代码，例如 <iframe src="//player.bilibili.com/player.html?aid=535563667&bvid=BV1jM411S74q&cid=1322473540&p=1" scrolling="no" border="0" frameborder="no" framespacing="0" allowfullscreen="true"> </iframe>。

批量导入​

  1. 点击页面右上角"导入"按钮，弹出导入 FAQ 窗口；

  2. 点击"下载 QA 导入模板"，获取 Excel 模板；

  3. 根据 Excel 模板，输入批量信息，保存； image-20240115183403729 "文本"输入：直接输入在"答案"中；

插入"图片"：

格式
<img src="url" alt="some_text" />
样例
<img class="fluentImage" src="https://support.content.office.net/en-us/media/af5260e5-ae72-4198-b905-57ecce0c8149.jpg" loading="lazy" alt="New Outlook for Windows" />

插入"视频"：可使用嵌入式代码

格式
<iframe src="url" title="some_text"></iframe>
样例
<iframe src="//player.bilibili.com/player.html?aid=535563667&bvid=BV1jM411S74q&cid=1322473540&p=1" scrolling="no" border="0" frameborder="no" framespacing="0" allowfullscreen="true"></iframe>

插入"链接"：

格式
<a href="url">some_text</a>
样例
<a href="/en-us/office/troubleshooting-outlook-email-setup-8da1fb2d-316b-4448-a7cd-f543dd083315" class="ocpArticleLink" data-bi-view="Grid 1x2" data-bi-compnm="row-1,col-1" data-bi-type="anchor">
    Troubleshooting Outlook email setup
</a>
  1. 点击"上传文件"
  2. 检查需导入的内容后，点击"开始导入"按钮；

提示
  • 系统将自动检测重复问题，并且不予导入。
  1. 导入成功。

  1. 用户使用聊天机器人的过程中，若提问如何管理知识库空间中的文档？，AI 可根据语义找到结构化 Q&A 的答案。

如何创建文案模板？​

  1. 登录 SERVICEME 平台；
  2. 切换到"管理"平台；
  3. 访问"知识管理 > 文案模板"；
  4. 选择文案模板分类，例如 工具文案创作 ；

  1. 点击页面右上角"新增"按钮，弹出新增模板窗口；
  2. "基本信息"：
    "名称"：输入自定义模板名称，例如 小红书爆款面霜对比文案创作 ；
    "图标"：上传自定义图标；
    "语言"：下拉列表选择语言，例如 简体中文 ；
    "类别"：选择模板类别，例如 新媒体创作 ；
    "排序"：输入自定义数字，用于控制该文件类型在列表的排列顺序，例如 1 ；
    "描述"：输入自定义模板的场景和功能的描述 ，例如 自动生成用于小红书分享的面霜对比文案 ；

  1. "文案参数"：
    点击"+ 新增参数"按钮，可选择新增文本、文本域、下拉三种类型的参数，最多只能有五个参数；

"文本/文本域"：

  • "变量名"：输入生成文案时需要输入的变量名称；例如 面霜名称1、面霜名称2、面霜名称3 ；
  • "描述"：输入生成文案时需要输入的变量名称的描述，例如 用于对比的面霜名称；

"下拉"

  • "变量名"：输入生成文案时需要输入的变量名称；例如 功效 ；
  • "描述"：输入生成文案时需要输入的变量名称的描述，例如 面霜对应的功效；
  • "标签"：输入下拉变量的选择内容名称，例如 紧致淡纹 ；
  • "值"：输入显示值的具体参考内容，例如 紧致淡纹 ；

"提示词"

  • "文案提示词"：输入生成文案的场景，内容的规范和要求，例如 你是小红书的护肤品测评者，请你用以下步骤来进行创作，首先产出5个标题（含适当的emoji表情），其次产出一个正文（每一个段落含有适当的emoji表情，文末有合适的tag标签） ；
  • "图片提示词"：输入需要生成什么样的图片，例如 按照名称生成宣传包装图片和使用图片；
提示
  • "提示词"可以使用自然语言描述，并建议在适当的位置插入参数。

  1. 点击"保存"按钮，新增文案模板成功。