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ナレッジスペースの使い方

概念​

個人スペースとナレッジスペース​

個人スペース はユーザー専用のファイルスペースであり、ファイルはユーザー本人のみがアクセス・操作できます。個人スペース内のドキュメントはインデックス化後、AgentのQA知識ソースとしても利用可能です。

ナレッジスペース は、公共アクセスやチーム協働のためのファイルスペースです。例：会社の規則、顧客資料、プロジェクト文書など。ナレッジスペースはスペースの 所有者 の許可を得てからアクセスできます。

ファイルインデックス​

各ファイルは 個人スペース または ナレッジスペース にアップロード後、自動的に ファイルインデックス の前処理プログラムが起動します。ファイルの ファイルインデックス が完了すると、システムはインデックスを利用してファイル内容の検索が可能となります。

tip

一部のスペースやファイルでは ファイルインデックス 機能がオフになっています。これは、そのファイルが自動的に ファイルインデックス 前処理プログラムを起動せず、Agentへの知識提供にも利用されないことを意味します。

スペース操作​

ナレッジスペースへのアクセス​

  1. SERVICEME プラットフォームにログイン
  2. ナレッジ プラットフォームに切り替え
  3. ファイルスペース にアクセス
  4. 任意のファイルスペースを選択

フォルダーの新規作成​

  1. ページ右上の「新規 > 新規フォルダー」をクリックし、新規フォルダーウィンドウが表示されます。 「名称」にカスタムフォルダー名を入力します。例：製品マニュアル

  1. 「確定」をクリックすると、フォルダーが正常に作成されます。

ファイルのアップロード​

  1. ページ右上の「アップロード > ファイルアップロード」をクリックし、ローカルファイルを選択してアップロードします。例：SERVICEME 製品紹介.pdf
  2. アップロードが成功します。

ファイルプレビュー​

  1. 閲覧したいファイル名をクリックすると、システムはプレビューページに遷移します。ページ右側でそのドキュメントに対してQAが可能です。

ファイルのダウンロード​

  1. ダウンロードしたいファイルを選択し、「ダウンロード」ボタンをクリックすると、ファイルをダウンロードできます。

ファイル名の変更​

  1. 名前を変更したいファイルを選択し、「その他の操作 > 名前変更」ボタンをクリックすると、名前変更ウィンドウが表示されます。

  1. 「名称」にカスタムファイル名を入力します。例：SERVICEME 製品マニュアル

  2. 「確定」をクリックすると、ファイル名の変更が成功します。

ファイルの移動​

  1. 移動したいファイルを選択し、「その他の操作 > 移動先」ボタンをクリックすると、移動ウィンドウが表示されます。

  1. ファイルの移動先を選択します。例：製品マニュアル
  2. 「確定」をクリックすると、ファイルの移動が成功します。

ファイルのコピー​

  1. コピーしたいファイルを選択し、「その他の操作 > コピー先」ボタンをクリックすると、コピーウィンドウが表示されます。

  1. コピー先のアドレスを選択します。例：ファイル
  2. 「確定」をクリックすると、ファイルのコピーが成功します。

ファイルの削除​

  1. 削除したいファイルを選択し、「削除」ボタンをクリックすると、二重確認ウィンドウが表示されます。
  2. 「削除」をクリックすると、ファイルの削除が成功します。

tip

すべてのファイル操作には3つの方法があります：

  • 1つ目は、ファイルを選択後、下部の機能ボタンをクリックする方法
  • 2つ目は、右クリックで機能ボタンを表示して操作する方法
  • 3つ目は、ファイル上にマウスを移動し、クリックで img 機能ボタンを表示して操作する方法

AIツール​

AI翻訳​

AI翻訳機能は、1つまたは複数のドキュメントをターゲット言語に翻訳し、システムはできる限りドキュメントのフォーマットを維持します。

  • 用語集は、特定分野の用語マッピングに使用されます
tip

翻訳完了後のドキュメントはユーザーの個人スペースに保存されます。 システムが抽出を完了すると、メッセージ通知でユーザーに知らせます。

フォーマット対応

カテゴリV3.1V3.2
ドキュメント.DOCX, .DOC.DOCX, .DOC
表計算.XLSX, .XLS.XLSX, .XLS, .CSV
プレゼンテーション.PPTX, .PPT.PPTX, .PPT
テキスト.TXT, .MD.TXT, .MD
PDF.PDF.PDF
ウェブページ.HTM, .HTML.HTM, .HTML
メール-.MSG
リッチテキスト-.RTF

AI QnA抽出​

AIを使ってドキュメント内容を複数のQnAペアに変換し、これらのQnAペアを対応するナレッジスペースにインポートすることで、AgentのQA品質を向上させます。

tip
  • 抽出成功後のQnAはExcelファイル形式でユーザーの個人スペースに保存され、システムが抽出を完了するとメッセージ通知でユーザーに知らせます。
  • 事前にドキュメントの前処理を完了する必要があります。

フォーマット対応

カテゴリフォーマット
ドキュメント.DOCX, .DOC
表計算.XLSX, .XLS
プレゼンテーション.PPTX, .PPT
テキスト.TXT, .MD
PDF.PDF
ウェブページ.HTM, .HTML

AIコピーライティング​

AIコピーライティングは、ユーザーが日常的な文書作成を迅速に完了できるよう、さまざまなテンプレートを提供します。

例：カスタマーサポートチームがユーザーの質問に対してFAQを生成する

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AIドキュメント生成​

ドキュメント作成時にアイデアが浮かばない場合は、AIドキュメント生成機能を試してみましょう。ドキュメントのテーマを入力するだけで、アウトラインから各章の内容まで自動生成し、簡単に原稿作成をサポートします。

ファイル属性​

ファイル属性の表示​

ファイル属性を開く方法は2つあります

  • ナレッジスペースで任意のファイルを選択し、ファイル属性をクリック
  • ファイルのプレビュー画面で右上のファイル属性をクリック

一般​

ファイルの基本情報を確認し、説明・タグ・メタデータを編集できます。また、ファイル関連の タスク の進行状況も確認できます。

  • 基本情報：ファイル名、作成日などの基本情報を確認可能
    • ファイル説明：他の人がドキュメントの用途を理解するのに役立ちます。ファイル説明はドキュメント検索にも利用されるため、適切に編集された説明はドキュメントの発見性を高めます。
    • タグ：ファイルの分類
  • メタデータ：ドキュメント情報の補足に利用でき、検索精度の向上に役立ちます。メタデータ管理で事前に定義が必要です。
  • タスク進捗：ファイルプレビューやファイルインデックス関連タスクの実行状況を確認できます。タスク失敗時は詳細なエラー情報や再試行が可能です。

ファイル設定​

  • スペース設定の継承：スペース設定を継承する場合、以下のスイッチはスペースに従います。オフの場合、ファイル独自の設定が適用されます。
  • ファイルプレビュー：ファイルのプレビューを有効にするかどうか。オフの場合、プレビュー画面でオンラインプレビューができず、ローカルにダウンロードして閲覧する必要があります。
  • ファイルインデックス：ファイルが検索可能かどうか。オフの場合、ファイルは自動的にインデックス化されず、システムで検索できません。
  • ドキュメントOCRの有効化：AIを利用して画像やPDFスキャンからファイル内容を抽出できます（PDFファイルのみこのオプションが表示されます）。
  • セグメントモード：ドキュメントのファイルインデックス処理時のセグメント戦略を決定します。
    • デフォルト：ストップワード（句点、カンマなど）で分割
    • 細分：ストップワード分割に加え、文単位でさらに細かく分割し、多くの質問のヒット率を改善
    • カスタム：固定長で内容を分割（例：100文字ごとに1セグメント）
  • ドキュメント要約生成：AIで段落ごとに累積し、全文の要約を生成してドキュメント説明を更新します。検索性向上や、特定ドキュメントのQA時に要約回答が可能です（例：「このドキュメントは何について書かれていますか？」）。
  • 画像要約生成：AIで画像内容を解釈し、画像説明を更新して検索性を高めます（画像ファイルのみこのオプションが表示されます）。

セグメントプレビュー​

ファイルの ファイルインデックス 前処理が完了すると、ここでファイルのセグメント結果を確認できます。編集権限のあるユーザーは、ここでファイルセグメントを一時的に編集・調整し、AgentのQA結果を変更できます。

tip

注意：ファイルの ファイルインデックス を再実行すると、手動編集した内容は上書きされます。

QnAメンテナンス​

よくある質問を整理し、QnAとしてメンテナンスすることで、Agentの回答品質を向上させます。

  1. SERVICEME プラットフォームにログイン
  2. 「ナレッジ」プラットフォームに切り替え
  3. 「ファイルスペース」にアクセス
  4. 任意のファイルスペースを選択（例：製品運営スペース）

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  1. 「QnA」ページに切り替え、ページ右上の「新規」ボタンをクリックして新規QnAページへ
    「質問」：複数の質問をカスタム追加（例：質問1：ナレッジスペース内のドキュメント管理方法は？）
    「回答」：回答を入力（テキスト、画像、動画を含めることが可能）
    「メタデータ」：未使用のため空欄可

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  1. 「保存」をクリックすると、QnAレコードが正常に追加されます。
tip
  • 「回答」にはリッチテキストのスタイルタグが含まれます。全体で2000文字以内に制限することを推奨します。これはAIの回答に有利です。
  • 動画挿入は埋め込みコードのみ対応（例：<iframe src="//player.bilibili.com/player.html?aid=535563667&bvid=BV1jM411S74q&cid=1322473540&p=1" scrolling="no" border="0" frameborder="no" framespacing="0" allowfullscreen="true"> </iframe>）。

ファイルを他のユーザーと共有する方法​

  1. SERVICEME プラットフォームにログイン
  2. 「ナレッジ」プラットフォームに切り替え
  3. 「ファイルスペース」にアクセス
  4. 任意のファイルスペースを選択（例：製品運営スペース）
  5. 共有したいファイルを選択し、「共有」ボタンをクリックすると、共有ウィンドウが表示されます

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  1. 「他のアカウントに共有」を選択し、「追加」ボタンをクリックすると、ユーザー選択ウィンドウが表示されます
    共有する組織とユーザーを選択（例：qa-test02@servicemecloud.com）
    「権限」ドロップダウンで選択（例：プレビューのみ）
    「セキュリティ設定」で有効期限を設定（例：2024-01-31）

  2. 「確定」をクリックすると、ファイルの共有が成功します。

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  1. 共有されたユーザーはそのファイルをプレビューできます。

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ファイルのショートカットを作成する方法​

  1. SERVICEME プラットフォームにログイン
  2. ナレッジプラットフォームに切り替え
  3. ファイルスペースにアクセス
  4. 任意のファイルスペースを選択（例：製品運営スペース）

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  1. ショートカットを作成したいファイルを選択（例：SERVICEME管理者マニュアル V2.0.docx）

  2. 「その他の操作 > ショートカット新規作成」ボタンをクリックすると、ショートカット新規作成ウィンドウが表示されます

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  1. ショートカットのターゲットスペースとアドレスを選択（例：企業ナレッジベース > Marketing Center の ファイル）

  2. 「確定」をクリックすると、ショートカットの新規作成が成功します。

他のユーザーにナレッジスペースのアクセス権限を付与する方法​

  1. ファイルスペース所有者ユーザーが、SERVICEME プラットフォームにログイン
  2. 「ナレッジ」プラットフォームに切り替え
  3. 「ファイルスペース」にアクセス
  4. 任意のファイルスペースを選択（例：製品運営スペース）

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  1. 「メンバー管理」をクリックすると、ユーザー選択ウィンドウが表示されます

  2. 「所有者」で「追加」ボタンをクリックし、権限付与ページが表示されます。権限付与する組織とユーザーを選択（例：運営センター）
    「編集者」は デザインセンター に権限付与
    「ゲスト」は 内部組織 に権限付与

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  1. 「確定」ボタンをクリックすると、メンバー管理設定が成功します。
tip
  • ファイルスペース所有者はメンバー管理権限があり、すべてのファイル操作が可能です
  • ファイルスペース編集者はすべてのファイル操作が可能です
  • ファイルスペースゲストは基本的なファイル操作のみ可能（プレビュー、共有、ダウンロードなど）

ナレッジベースAgentで知識検索を行う方法​

  1. SERVICEME プラットフォームにログイン

  2. 「ナレッジ」プラットフォームに切り替え

  3. 「ファイルスペース」にアクセス

  4. 任意のファイルスペースを選択（例：従業員セルフサービス）

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  5. QAしたいファイル名をクリックし、プレビュー画面右側でそのファイルに対してQAが可能です

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  1. カスタム質問を入力（例：ナレッジスペース内のドキュメント管理方法は？）し、Enterキーを押します

  2. Agentの回答を待ちます

  3. 回答に参考資料が含まれている場合、ユーザーはクリックしてファイルプレビューが可能です

  4. さらに質問が必要な場合は、ユーザーは引き続きQAを行えます

ファイルスペースの制限と注意事項​

  1. ナレッジベーススペースは、スペース容量、ファイルアップロードサイズ、ファイルアップロードフォーマットに制限があり、ナレッジベース管理者がファイルスペース属性の設定で制御します。

  2. ナレッジベーススペースのアクセス権限は、ナレッジベース管理者またはファイルスペース所有者が権限付与します。

  3. ナレッジベーススペースの機能操作は、ナレッジベース管理者がファイルスペースの機密レベル設定で制御します。