ナレッジベース管理
企業スペースとナレッジベースの作成方法
Knowledge モジュールでは、ユーザーは「企業スペース」と「ナレッジベース」を作成して多層階のナレッジ管理をサポートできます。作成を開始する前に、以下のコア概念を理解しておくことをお勧めします。これにより、関連機能をより効率的に利用できます。
- マイスペース ではスペースを新たに作成できず、ナレッジベースのみ作成可能で、デフォルトのナレッジベースが1つ内蔵されています
- 企業スペース の下には異なる スペース を作成でき、これらのスペース内で初めて ナレッジベース を作成できます
以下の表は、「マイスペース」 と 「企業スペース」 におけるスペースとナレッジベースの作成に関する比較です：
| マイスペース | 企業スペース | |
|---|---|---|
| スペース | ✅ | |
| ナレッジベース | ✅ | ✅ |
| フォルダー | ✅ | ✅ |
企業スペースの新規作成方法
上記の概念を十分に理解した後、企業スペース の作成を開始し、効率的なナレッジ管理の旅を始めましょう。
💡 ヒント：企業スペースの作成には関連する スペース作成権限 が必要です。作成前にこの権限を持っていることを確認してください。
企業スペース作成手順：
- まず 「管理 -> ナレッジ管理 -> 企業スペース」 に移動し、企業スペースの横にある 「⚙️」 をクリック
- 表示された企業スペースページで 「新規追加」 をクリック
- 企業スペースの 番号、名前、アイコン、説明、並び順 などの情報を入力し、「保存」 をクリックすると企業スペースが正常に作成されます（図では「テスト企業スペース新規作成」を例にしています）
ナレッジベースの新規作成方法
💡 ヒント：個人スペースでナレッジベースを作成する場合、関連権限は不要です
マイスペースでのナレッジベース作成
マイスペース でナレッジベースを作成する手順は以下の通りです：
- まず マイスペース概要ページ に移動し、「新規ナレッジベース作成」をクリック
- ナレッジベースの名前と説明を入力し、「確定」をクリックすると個人スペースにナレッジベースが正常に作成されます（図では「テストナレッジベース」を例にしています）
企業スペースでのナレッジベース作成
💡 ヒント：企業スペースのナレッジベース作成には関連権限が必要です。作成前に作成権限を持っていることを確認してください。
企業スペース のナレッジベース作成手順は以下の通りです：
-
まず「管理->ナレッジ管理->企業スペース」に移動し、新規ナレッジを作成する企業スペースに入る
-
ナレッジベースの右側にある「新規追加」をクリック
-
表示されたナレッジベース作成ページで、ナレッジベースの名前、機密レベル、説明などの情報を入力し、「確定」をクリックすると作成が完了します
- 機密レベル：デフォルトで public と Highly confidential の2種類があります
- ストレージクォータ：0-1GB
- ファイルサイズ制限：ナレッジベースごとにアップロード可能なファイルサイズをカスタマイズ可能
- ファイル対応形式：ナレッジベースごとに対応ファイル形式をカスタマイズ可能
💡 ヒント：アップロード可能なファイルサイズやファイル形式をカスタマイズした場合、制限に合わないファイルをアップロードするとシステムが警告を表示します
ナレッジベーススペース設定方法
💡 ヒント：ナレッジベーススペースの設定には企業スペースの管理権限が必要です。設定変更前にこの権限を持っていることを確認してください。
ナレッジベーススペース設定 は複数の入口から開けます：
- 企業スペースのナレッジベース概要ページで、ナレッジベースカードの「✏️」をクリック
- ナレッジベースに入った後、画面左上の ⚙️ ボタンをクリック
- 「管理->ナレッジ管理->企業スペース」で編集したいナレッジベースを選択し、右側の「···」をクリックして「管理」を選択
一般設定
ナレッジベースの一般設定は、ナレッジベース作成時 に入力した情報で、ナレッジベースの名前、タイプ、機密レベル、説明、ストレージクォータ、ファイルサイズ制限、対応ファイル形式を含みます。
ファイル設定
インデックス方式：
- 基本解析：一般的なテキスト認識に適しており、ファイルに表や画像が含まれない場合に選択
- OCRスマート解析：連携モデルを呼び出して文書を処理し、大量の表を含む文書に適用可能；OCRスマート解析ではスマートモデル解析モードまたは Azure AI ドキュメントインテリジェンスを選択可能
- スマートモデル解析：システム内蔵モデルを用いて意味認識と構造化抽出を行い、表や複雑なレイアウトを含む文書に適用
- Azure AI ドキュメントインテリジェンス：
- 基本：より正確なテキスト抽出を提供し、複雑な文書に適用。印刷文字と手書き文字を抽出
- レイアウト：テキスト認識、表再構築、画像認識機能を備え、高精度解析で文書のレイアウト構造を保持
分割モード：
- デフォルト分割：システムがデフォルトの分割方法でテキストを切り分け
- 細分モード：テキストを最大1024文字で切り分けた後、各セグメントをさらに200文字単位で細分化し、各小セグメントに独立したインデックスを付与
- カスタムモード：ユーザーが各セグメントの最大文字数をカスタマイズ可能。例えば500に設定すると、500文字ごとに分割
検索設定：
- ファイルプレビュー：ナレッジベース内のファイル（文書、画像、動画、音声）がオンラインプレビュー可能かどうかを制御
- ファイルインデックス：ナレッジベース内の各種リソース（文書、画像、動画、音声）がグローバル検索インデックスに含まれるかを設定。オフにすると該当リソースはキーワード検索でヒットしなくなる。
ファイル要約生成：ナレッジベース内の文書に自動で内容要約を生成し、重要情報の迅速な把握を支援。オフにすると新規アップロード文書に要約が自動生成されなくなる。
メタデータ
メタデータ（Metadata）はデータを説明するデータであり、例えばファイルのサイズ、名前、場所などの情報を指します。SERVICEME では、メタデータはファイル管理とナレッジベース検索機能を強化するために利用されます。
SERVICEMEにおけるメタデータの役割
ファイルレベルのメタデータ：
- ファイルアップロード時に、システムは自動的に基本メタデータ（ファイルサイズ、名前、保存場所など）を保存
- ユーザーはメタデータをカスタマイズ可能で、例えばタグ、カテゴリ、アップローダーなどを設定し、より正確なファイル管理を実現
- ナレッジベース内のファイル検索時に、メタデータを基にフィルタリングでき、検索ヒット率を向上
ナレッジベースレベルのメタデータ：
- ナレッジベース自体にもメタデータを設定可能で、例えばテーマ、業界カテゴリ、権限情報など
- ナレッジベースのメタデータを活用することで、より高度な分類と検索が可能となり、ナレッジ管理効率を向上
メタデータの自動継承と自動入力メカニズム
-
SERVICEMEのナレッジベース構造において、フォルダーにメタデータテンプレート（特定のKeyを定義） が設定されている場合、そのフォルダー内に新規アップロードまたは同期されたファイルはこれらのメタデータKeyを自動的に継承します。
-
ファイルで「要約（Summarization）」機能が有効の場合、システムはファイル処理・解析時にファイル内容とメタデータを基に関連フィールドを自動入力し、ファイルの意味的特徴と業務タグの整合性を高めます。これによりAI要約と検索の精度およびコンテキスト関連性が向上します。
ユーザー管理
所有者：ナレッジベースの所有者は、そのナレッジベースのすべての権限（管理、編集、アクセス）を持ちます。
編集者：ナレッジベースの編集者はファイルのすべての操作権限を持ち、例えばアップロード、削除などが可能です。
ゲスト：ゲストはナレッジベースの内容を閲覧のみ可能で、内容の変更はできません。
- メンバー権限はロールを通じて管理可能ですが、ロール権限ページは管理者のみアクセス可能です
- ロールを通じたメンバー権限管理の具体的な操作は後述の「ロールを通じたナレッジベースメンバー権限管理方法」を参照してください
ナレッジベースメンバー権限設定
ロールを通じてナレッジベースメンバー権限を管理する方法を理解する前に、以下の3つの概念を理解する必要があります：ロール、ユーザー認可、機能認可
- ロール：ロールは管理者が作成し、異なるシナリオに応じて異なるロールを作成可能
- ユーザー認可：ロール作成後、ユーザーをそのロールに追加可能。つまり、特定ユーザーに特定ロールを付与すること
- 機能認可：ロールの機能認可は、そのロールが持つことができる機能を指す
💡 ヒント：上記より、機能認可 + ロール認可 = 特定ユーザーに特定権限を付与 となります
⏳ 具体例：DemoUser に Demo ナレッジベースの 管理 権限を付与する場合
- ロール一覧の右側で「新規追加」をクリックし、「ナレッジベース管理」という名前の新ロールを作成
- ナレッジベース管理ロール作成後、そのロールの「機能認可」をクリックし、「スペース管理」を探す。スペース管理の下にあるナレッジベースから「Demo」を見つけてチェックし、「確定」をクリック
- 次にテストアカウントをこのロールに追加するため、該当ロールの「ユーザー認可」をクリックし、テストアカウントの組織からDemoUser を見つけてチェックし、「確定」をクリック
- 以上の操作完了後、DemoUser に Demo ナレッジベースの 管理 権限が正常に付与されます。
企業スペースとナレッジベースの削除方法
ナレッジベースの削除
ナレッジベースを削除するには、ナレッジベース概要ページの該当ナレッジベースカードに移動し、カード右下の「 🗑️ 」をクリックするだけです。マイスペースと企業スペースの削除方法は同じです。
以下の図の通り：
企業スペースの削除
企業スペースの削除にはスペース管理権限を持つユーザーが「設定->ナレッジ管理->企業スペース」に移動し、企業スペースの横にある「⚙️」をクリックします。表示された企業スペースページで削除したい企業スペースを選択し、右上の「削除」をクリックし、二重確認後に削除が完了します。
以下の図の通り：
マイスペースと企業スペースのファイル関連操作比較
| マイスペース | 企業スペース | |
|---|---|---|
| ダウンロード | ✅ | ✅ |
| お気に入り | ✅ | ✅ |
| 削除 | ✅ | ✅ |
| 名前変更 | ✅ | ✅ |
| 再プレビュー | ✅ | ✅ |
| 再分割 | ✅ | ✅ |
| ファイル属性 | ✅ | ✅ |
| 移動先 | ❌ | ✅ |
| コピー先 | ❌ | ✅ |
| ショートカット追加 | ❌ | ✅ |
| タグ | ❌ | ✅ |
| メタデータ属性 | ❌ | ✅ |