ナレッジベース管理
企業スペースとナレッジベースの作成方法
Knowledge モジュールでは、ユーザーは「企業スペース」と「ナレッジベース」を作成し、多層的な知識管理をサポートできます。作成を始める前に、以下のコア概念を理解しておくと、より効率的に機能を利用できます。
- マイスペース ではスペースを新規作成できず、ナレッジベースのみ作成可能です。デフォルトでデフォルトナレッジベースが1つ組み込まれています。
- 企業スペース ではさらに異なるスペースを作成でき、これらのスペース内でナレッジベースを作成できます。
下表は 「マイスペース」 と 「企業スペース」 のスペースおよびナレッジベース作成に関する比較です：
| マイスペース | 企業スペース | |
|---|---|---|
| スペース | ✅ | |
| ナレッジベース | ✅ | ✅ |
| フォルダ | ✅ | ✅ |
企業スペースの新規作成方法
上記の概念を十分に理解した上で、企業スペースの作成を開始し、効率的な知識管理を始めましょう。
💡 ヒント：企業スペースの作成にはスペース作成権限が必要です。作成前にこの権限を持っていることを確認してください。
企業スペース作成手順：
- まず 「管理 -> ナレッジベース -> 企業スペース」 に移動し、企業スペース横の “⚙️” をクリックします。
- ポップアップした企業スペースページで 「新規追加」 をクリックします。
- 企業スペースの 番号、名称、アイコン、説明、並び順 などを入力し、「保存」 をクリックすると企業スペースが作成されます。（例として「テスト企業スペース新規作成」を作成）
ナレッジベースの新規作成方法
💡 ヒント：個人スペースでナレッジベースを作成する場合、特別な権限は不要です。
マイスペースでナレッジベースを作成
マイスペースでナレッジベースを作成する手順は以下の通りです：
- まずマイスペース概要ページに移動し、「新規ナレッジベース」をクリックします。
- ナレッジベースの名称と説明を入力し、「確定」をクリックすると、個人スペースにナレッジベースが作成されます。（例として「テストナレッジベース」を作成）
企業スペースでナレッジベースを作成
💡 ヒント：企業スペースのナレッジベース作成には権限が必要です。作成前に作成権限を持っていることを確認してください。
企業スペースでナレッジベースを作成する手順は以下の通りです：
- まず「管理->知識管理->企業スペース」に移動し、新規ナレッジベースを作成する企業スペースに入ります。
- ナレッジベース右側の「新規追加」をクリックします。
- ポップアップしたナレッジベース作成ページで名称、機密レベル、説明などを入力し、「確定」をクリックすると作成完了です。
- 機密レベル：デフォルトで public、Internal、Confidential の3種類があります。
- ストレージ容量：0-1GB。
- ファイルサイズ制限：100MB以内のファイルに対応。
- サポートファイル形式：ppt, .pptx, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .csv, .md, .txt, .png, .jpeg, .jpg, .pdf, .mp3, .flac, .np4, .xmind, .json, .xml など（詳細はドロップダウンリストの選択肢を参照）。
💡 ヒント：アップロードファイルのサイズや形式をカスタマイズした場合、制限に合わないファイルをアップロードするとシステムが警告します。
ナレッジベーススペース設定方法
💡 ヒント：ナレッジベーススペースの設定には企業スペースの管理権限が必要です。設定変更前にこの権限を持っていることを確認してください。
ナレッジベーススペース設定は複数の入口から開くことができます：
- 企業スペースのナレッジベース概要ページで、ナレッジベースカードの「✏️」をクリック
- ナレッジベースに入った後、ページ左上の ⚙️ ボタンをクリック
- 「管理->知識管理->企業スペース」で編集したいナレッジベースを選択し、右側の「···」をクリック、「管理」を選択
一般設定
ナレッジベースの一般設定は、ナレッジベース作成時に入力した情報（名称、タイプ、機密レベル、説明、ストレージ容量、ファイルサイズ制限、サポートファイル形式）です。
ファイル設定
インデックス方式：
- 基本解析：一般的なテキスト認識に適しており、ファイルに表や画像が含まれていない場合は基本解析を選択します。
- OCRスマート解析：外部モデルを呼び出して文書を処理し、多くの表を含む文書に適しています。OCRスマート解析では、スマートモデル解析モードまたはAzure AIドキュメントインテリジェンスを選択できます。
- スマートモデル解析：システム内蔵モデルで意味認識と構造化抽出を行い、表や複雑なレイアウトの文書に適しています
- Azure AIドキュメントインテリジェンス：
- 基本：より正確なテキスト抽出を提供し、複雑な文書に適しています。印刷および手書きテキストの抽出に対応。
- レイアウト：テキスト認識、表再構築、画像認識機能を備えています。高精度解析で文書レイアウト構造を保持。
分割モード：
- デフォルト分割：システムがデフォルトの分割方式でテキストを分割します。
- 細分モード：テキストを最大1024文字で分割し、各セグメント内を200文字ごとに細分化し、各小セグメントに独立したインデックスを持たせます。
- カスタムモード：ユーザーが最大文字数をカスタマイズ可能。例：500に設定すると500文字ごとに分割。
検索設定：
- ファイルプレビュー：ナレッジベース内のファイル（文書、画像、動画、音声）がオンラインプレビューに対応するかどうかを制御します。
- ファイルインデックス：ナレッジベース内の各種リソース（文書、画像、動画、音声）がグローバル検索インデックスに追加されるかどうかを設定します。オフにすると、該当リソースはキーワード検索でヒットしません。
ファイル要約生成：ナレッジベース内の文書に自動で要約を生成し、コア情報を素早く閲覧できます。オフにすると、新規アップロード文書は自動要約されません。
メタデータ
メタデータ（Metadata）はデータを記述するためのデータで、例えばファイルのサイズ、名称、場所などの情報です。SERVICEME では、メタデータはファイル管理やナレッジベース検索機能を強化するために利用されます。
SERVICEMEにおけるメタデータの役割
ファイルレベルのメタデータ：
- ファイルアップロード時、システムはファイルサイズ、名称、保存場所などの基本メタデータを自動保存します。
- ユーザーはタグ、カテゴリ、アップローダーなどのカスタムメタデータを追加でき、より精密なファイル管理が可能です。
- ナレッジベースファイル検索時、メタデータによるフィルタリングで検索精度が向上します。
ナレッジベースレベルのメタデータ：
- ナレッジベース自体にもテーマ、業種カテゴリ、権限情報などのメタデータを設定できます。
- ナレッジベースメタデータにより、より高度な分類や検索が可能となり、知識管理効率が向上します。
メタデータの自動継承と自動入力メカニズム
-
SERVICEMEのナレッジベース構造では、フォルダにメタデータテンプレート（特定のKeyを定義）が設定されている場合、そのフォルダ内で新規アップロードまたは同期されたファイルは自動的にこれらのメタデータKeyを継承します。
-
ファイルで「要約（Summarization）」機能が有効な場合、システムはファイル処理・解析時に、ファイル内容とメタデータに基づき関連フィールド情報を自動入力し、ファイルの意味的特徴と業務タグの一貫性を高め、AI要約や検索の精度・コンテキスト関連性を向上させます。
ユーザー管理
オーナー：ナレッジベースのオーナーはこのナレッジベースの全権限（管理、編集、アクセス）を持ちます。
編集者：ナレッジベースの編集者はファイルの全機能（アップロード、削除など）を操作できます。
ゲスト：ゲストはナレッジベースの閲覧のみ可能で、内容の変更はできません。
- ロールによるメンバー権限管理が可能ですが、ロール権限ページは管理者のみアクセス可能です。
- ロールによるメンバー権限管理の具体的な操作は下記「ロールでナレッジベースメンバー権限を管理する方法」を参照してください。
ナレッジベースメンバー権限設定
ロールでナレッジベースメンバー権限を管理する方法を理解する前に、3つの概念を理解しておく必要があります：ロール、ユーザー権限付与、機能権限付与。
- ロール：ロールは管理者が作成し、シーンごとに異なるロールを作成できます。
- ユーザー権限付与：ロール作成後、ユーザーをそのロールに追加できます。つまり、特定ユーザーに特定ロールを付与することです。
- 機能権限付与：ロールの機能権限付与とは、そのロールがどの機能を持つかを設定することです。
💡 ヒント：上記より、機能権限付与+ロール権限付与=特定ユーザーに特定権限を付与となります。
⏳ 具体例：DemoUser に Demo ナレッジベースの 管理 権限を付与する場合。
- ロールリスト右側の「新規追加」をクリックし、「ナレッジベース管理」という新しいロールを作成します。
- ナレッジベース管理ロール作成後、該当ロールの「機能権限付与」をクリックし、「スペース管理」を探し、その下のナレッジベースから「Demo」を選択してチェックし、「確定」をクリックします。
- 次にテストアカウントをこのロールに追加し、該当ロールの「ユーザー権限付与」をクリックし、テストアカウントの組織からDemoUserを選択してチェックし、「確定」をクリックします。
- 以上で、DemoUserにDemoナレッジベースの管理権限が付与されます。
企業スペースとナレッジベースの削除方法
ナレッジベースの削除
ナレッジベースを削除するには、ナレッジベース概要ページで該当ナレッジベースのカード右下の「 🗑️ 」をクリックするだけです。マイスペースと企業スペースで削除方法は同じです。
下図参照：
企業スペースの削除
企業スペースの削除にはスペース管理権限が必要です。ユーザーは「設定->知識管理->企業スペース」に移動し、企業スペース横の「⚙️」をクリック、ポップアップした企業スペースページで削除したい企業スペースを選択し、右上の「削除」をクリック、二重確認後に削除できます。
下図参照：
マイスペースと企業スペースのファイル関連操作比較
| マイスペース | 企業スペース | |
|---|---|---|
| ダウンロード | ✅ | ✅ |
| お気に入り | ✅ | ✅ |
| 削除 | ✅ | ✅ |
| 名前変更 | ✅ | ✅ |
| 再プレビュー | ✅ | ✅ |
| 再分割 | ✅ | ✅ |
| ファイル属性 | ✅ | ✅ |
| 移動先 | ❌ | ✅ |
| コピー先 | ❌ | ✅ |
| ショートカット追加 | ❌ | ✅ |
| タグ | ❌ | ✅ |
| メタデータ属性 | ❌ | ✅ |