Skip to main content

ファイル管理

ファイル属性について​

ファイル属性は単一ファイルに対する設定です。前述のナレッジベーススペース設定はナレッジベース全体への設定となります。スペース設定にはファイル設定内容が含まれており、これらの設定はファイル属性に継承されます。

一般設定​

  • 基本情報：ファイル属性の基本情報にはファイル名、サイズ、作成者、作成日時、更新者、更新日時、説明、タグが含まれます。

💡 ヒント：企業スペース内のファイルのみタグの利用が可能で、新規タグの追加もできます。個人スペースのファイルはタグ機能をサポートしていません。

ファイル設定​

  • スペース設定：ファイル設定はデフォルトでスペース設定を継承し、追加設定は不要です。ファイルごとにカスタム設定が必要な場合は「スペース設定を継承」ボタンをオフにしてください。
  • インデックス方式：基本解析、OCRスマート解析。
  • セグメント設定：デフォルト、細分化、カスタム。
  • 検索設定：ファイルプレビュー、ファイルインデックス。
  • ファイル要約生成：要約の有効化、全文要約プロンプト。

💡 ヒント：上記のファイル設定の詳細は「ナレッジベーススペース設定方法」をご参照ください。

タスク進捗​

  • プレビュー：ファイルプレビューをサポートしており、プレビュー進捗を確認できます。読み込み異常の場合は再試行ボタンで再読み込みできます。
  • ファイル処理：ファイル処理は複数ステップを含み、「ファイル処理」をクリックすると現在の処理進捗とステップを確認できます。

セグメントプレビュー​

  • セグメントプレビューではファイルの分割状況を確認でき、各セグメントには番号が付与され、セグメント内容の編集も可能です。
    • セグメント内容の編集は元ファイルには影響せず、インデックスとプレビュー用の内容のみ変更されます。
  • セグメントプレビュー画面ではキーワード検索が可能で、キーワードが含まれるセグメントを素早く特定でき、検索効率が向上します。

ドキュメント設定についての説明​

第1階層モジュール第2階層モジュール設定項目説明設定後の再ベクトル化必要性
セグメントプレビューテキスト編集テキストの編集・修正即時反映
セグメントプレビューテキスト編集テキストの太字・斜体即時反映
セグメントプレビューテキスト編集セグメント内で表の追加、有序/無序リストの追加、
選択済みリストの挿入、インタラクティブカードの挿入		即時反映
ファイル属性一般設定ファイル説明の追加即時反映
ファイル属性一般設定新規タグの追加即時反映
ファイル属性ファイル設定スペース設定の継承有無選択
「再セグメント化」実行で反映
ファイル属性メタデータ管理メタデータの新規追加「再セグメント化」実行で反映
ファイル属性メタデータ管理メタデータの削除・修正再セグメント化不要、元データは保持

ファイル操作​

フォルダ新規作成 & ファイルアップロード​

フォルダ新規作成：マイスペースと企業スペースの両方でフォルダ作成が可能です。ナレッジベース画面右側の「新規フォルダ」をクリックし、フォルダ名を入力して「確定」をクリックします。

ファイルアップロード：マイスペースと企業スペースでファイルをアップロードするには、画面右上の「ファイルアップロード」をクリックし、アップロードするファイルを選択して「開く」をクリックします。インデックス成功後にファイルが利用可能となります。

tip
  • ファイルアップロードには4つの状態があります：インデックス待ち、インデックス中、インデックス成功、インデックス失敗。
  • インデックス成功状態のファイルのみ正常にプレビュー・利用できます。
  • 企業スペースで編集権限が必要です。フォルダ新規作成やファイルアップロード前に権限を確認してください。
  • 最大10ファイル同時アップロード可能、各ファイルは100MB以下。
  • ppt,.pptx.doc,docx,xls,.xlsx,.csv,.md,txt,.png,.jpeg,.jpg..pdf..mp3,.flac,.np4,.xmind,.json,.xml形式をサポート。

ファイル移動 & コピー​

ファイル移動/コピー：移動・コピーしたいファイルを選択し、右側の「···」をクリック、「移動先」/「コピー先」を選択し、移動またはコピー先を指定して「確定」をクリックします。

tip
  • マイスペースのファイルは移動・コピーできません。企業スペースのファイルのみ移動・コピーが可能です。
  • 企業スペースのファイル移動・コピーは同一ナレッジベース内のみ操作可能です。

ファイルダウンロード & 名前変更​

  • ダウンロード & 名前変更の具体例：
    • 「Azure - Compliance Offerings (September 2024).pdf」ファイルを選択；
    • 右側の「···」または画面下部の「ダウンロード」/「名前変更」をクリック；
    • 「ダウンロード」をクリックするとダウンロード完了、「名前変更」をクリック後、新しいファイル名を入力し「確定」をクリック。

ファイルお気に入り​

  • ファイルお気に入りの具体例：
    • お気に入りにしたいファイルを選択；
    • 右側の「···」をクリック；
    • 「お気に入り」を選択し、成功すると画面上部に「お気に入りリスト追加成功」と表示；
    • お気に入りリストからお気に入り解除も可能。

💡 ヒント：マイスペース・企業スペース両方のファイルがお気に入り可能です。お気に入り後は「Knowledge->お気に入り」で確認できます。

お気に入り操作：

お気に入りリスト：

ファイルプレビュー​

ファイルがアップロードされインデックス成功後、プレビュー処理が行われ、状態がプレビュー成功になると閲覧可能です。

プレビュー画面上部ではファイルの要約、マインドマップ、アウトライン、対話（AI要約）を確認できます。

再プレビュー & 再セグメント化​

ファイル選択後、「再プレビュー」と「再セグメント化」ボタンが表示されます。

  • 再プレビューはファイル表示をリフレッシュし、内容が期待通りに表示されることを保証します。
  • 再セグメント化はファイル構造を調整し、段落やセグメントの分割を最適化して内容の整理論理を向上させます。

QnAとは？​

企業スペースにはQnA機能があります。アシスタントがQnA内の質問を検索した場合、ネットワーク問答に依存せず、事前設定された回答を直接返します。これにより、ネット情報の混乱による不正確・不統一な回答を防ぎ、企業ニーズや規範に合致した正確な返信が保証されます。

QnAは企業スペース、質問、回答など多次元で検索でき、必要な情報を迅速に特定できるため、情報検索効率が大幅に向上し、従業員が正確な知識を素早く取得し、業務プロセスを加速できます。

QnA関連操作​

QnAインポート​

QnAには2つのアップロード方法があり、その1つがQnAインポートです。QnAインポートは一括インポートをサポートし、QnA数が多い場合に適しています。

QnAインポートの具体的な手順：

  • 企業スペースナレッジベースに入り、QnA画面を開く；

  • 右側の「···」ボタンをクリックし、「インポート」を選択、インポート画面が表示されます；

  • 「QnAインポートテンプレートをダウンロード」を選択し、テンプレートファイルを補完します。企業スペース、質問、回答を記入します（企業スペースは企業スペース下のナレッジベース名を指します）；

  • テンプレートファイルを補完後、再度上記手順でインポート画面に入り、補完したテンプレートファイルをドラッグ＆ドロップまたは選択します；

  • ファイル情報が自動プレビューされ、確認後、右側の「インポート開始」をクリック；

  • 待機後、インポート成功が表示されます。

💡 ヒント：新規QnAのみインポートされ、既存QnAと重複する質問はスキップされます。

QnA新規追加​

QnAには2つのアップロード方法があり、もう1つはQnA新規追加です。新規追加は1回につき1件のみ追加可能です。

QnA新規追加の手順：

  • 企業スペースナレッジベースに入り、QnA画面を開く；

  • 右側の「新規追加」ボタンをクリックし、新規追加画面に入ります。左側が質問画面、右側が回答画面です；

  • 質問側でQnAが属するナレッジベース名を選択；

  • 「新規追加」ボタンで複数の質問を追加可能；

  • 回答側で回答を入力します。回答はテキスト、リンク、画像、動画などをサポート；

  • 回答と質問の入力が完了したら「保存」をクリックし、QnA新規追加が成功します。

💡 ヒント：新規追加時に複数の質問を追加した場合、それらの質問の回答は1つのみ、右側の回答ページで入力した内容となります。

tip
  • 「回答」にはリッチテキストのスタイルタグが含まれます。全体で2000文字以内に制限することを推奨します。AIの返信に有利です。
  • 動画挿入は埋め込みコードが必要です。例： <iframe src="//player.bilibili.com/player.html?aid=535563667&bvid=BV1jM411S74q&cid=1322473540&p=1" scrolling="no" border="0" frameborder="no" framespacing="0" allowfullscreen="true"> </iframe>。

QnA審査​

QnA審査プロセスはナレッジベース内容の正確性と規範性を確保するためのものです。このプロセスは主に非管理者が提出した質問と回答に対して行われ、管理者の審査後にQnAライブラリへ登録され、一般ユーザーが閲覧可能となります。管理者が提出した内容は審査不要で即時反映されます。審査待ちの質問はリスト上部に自動的に並び、管理者が優先的に処理できます。

QnA審査ステータス：審査待ち、登録済み、拒否

  • 審査待ち：提出された質問と回答は自動的に「審査待ち」状態となり、管理者の審査・処理を待ちます。
  • 登録済み：管理者が審査・承認後、質問と回答はQnAライブラリに登録され、一般ユーザーが閲覧可能となります。
  • 拒否：内容が基準に合わない場合、管理者は拒否を選択できます。拒否された内容は一般ユーザーには表示されませんが、システム内に保持され後日審査可能です。

QnA審査操作：承認、拒否、バッチ操作

  • 承認：管理者が基準を満たす内容を承認し、QnAライブラリに登録します。承認済みQnAは再度拒否できません。
  • 拒否：基準に合わない内容は管理者が拒否できます。
  • バッチ操作：管理者は複数の審査待ち内容を選択し、一括承認が可能です。

QnAエクスポート​

現在QnAのエクスポートをサポートしており、このページをエクスポートまたは全QnAをエクスポートできます。

QnAエクスポートの具体的な手順：

  • QnAページで右側の「エクスポート」をクリック；
  • 「このページをエクスポート」または「全てエクスポート」を選択；
  • エクスポート後、ローカルのデフォルト保存先でファイルを確認できます。