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ファイル管理

ファイル属性について​

ファイル属性は単一ファイルに対する設定であり、前述のナレッジベーススペース設定はナレッジベース全体に対する設定です。ナレッジベーススペース設定にはファイル設定内容が含まれており、これらの設定はファイル属性に継承されます。

一般設定​

  • 基本情報：ファイル属性の基本情報にはファイル名、サイズ、作成者、作成日時、更新者、更新日時、説明、タグが含まれます。

💡 ヒント：企業スペース内のファイルのみタグ機能をサポートし、新規タグの追加が可能です。個人スペースのファイルはタグ機能をサポートしていません。

ファイル設定​

  • スペース設定：ファイル設定はデフォルトでスペース設定を継承しており、追加設定は不要です。ファイルにカスタム設定が必要な場合は、「スペース設定を継承」ボタンをオフにしてください。

  • インデックス方式：基本解析、OCRスマート解析

  • 分割設定：デフォルト、細分化、カスタム

  • 検索設定：ファイルプレビュー、ファイルインデックス

  • ファイル要約生成：要約の有効化、全文要約のプロンプト

💡 ヒント：上記のファイル設定の詳細は「ナレッジベーススペース設定の方法」を参照してください。

タスク進捗​

  • プレビュー：ファイルプレビューをサポートし、プレビューの進捗状況を確認できます。読み込み異常時は 再試行 ボタンをクリックして再読み込みしてください。
  • ファイル処理：ファイル処理は複数のステップを含み、「ファイル処理」をクリックすると現在の処理進捗とステップを確認できます。

セグメントプレビュー​

  • セグメントプレビューではファイルの分割状況を確認でき、各セグメントには番号が付与され、セグメント内容の編集も可能です。

    • セグメント内容の編集は元ファイルには影響せず、インデックスおよびプレビュー用の内容のみを変更します。

  • セグメントプレビュー画面ではキーワード検索が可能で、キーワードが含まれるセグメントを素早く特定し、検索効率を向上させます。

ファイル操作​

フォルダ作成＆ファイルアップロード​

フォルダ作成：マイスペースと企業スペースの両方でフォルダ作成が可能です。ナレッジベースページの右側にある「新規フォルダ作成」をクリックし、フォルダ名を入力して「確定」をクリックしてください。

ファイルアップロード：マイスペースと企業スペースでファイルをアップロードするには、ページ右上の「ファイルアップロード」をクリックし、アップロードするファイルを選択して「開く」をクリックします。インデックス成功を待てばファイルが使用可能になります。

tip
  • ファイルアップロードには4つの状態があります：インデックス待ち、インデックス中、インデックス成功、インデックス失敗
  • インデックス成功の状態のファイルのみ正常にプレビューおよび使用可能です
  • 企業スペースでフォルダ作成やファイルアップロードを行うには編集権限が必要です。操作前に権限を確認してください

ファイル移動＆コピー​

ファイル移動/コピー：移動またはコピーしたいファイルを選択し、右側の「···」をクリックして「移動先」または「コピー先」を選択し、移動またはコピー先の場所を選択して「確定」をクリックします。

tip
  • マイスペースのファイルは移動およびコピーをサポートしていません。企業スペースのファイルのみ移動およびコピーが可能です。
  • さらに、企業スペースのファイルの移動およびコピーは同一ナレッジベース内でのみ操作可能です。

ファイルダウンロード＆名前変更​

  • ダウンロード＆名前変更の具体例は以下の通りです：
    • 「Azure - Compliance Offerings (September 2024).pdf」ファイルを選択
    • 右側の「···」またはページ下部の「ダウンロード」/「名前変更」をクリック
    • 「ダウンロード」をクリックするとダウンロードが完了し、「名前変更」をクリックすると新しいファイル名を入力し、「確定」をクリックします

ファイルのお気に入り登録​

  • ファイルのお気に入り登録の具体例は以下の通りです：
    • お気に入り登録したいファイルを選択
    • 右側の「···」をクリック
    • 「お気に入り」を選択し、成功すると画面上部に「お気に入りリストに追加しました」と表示されます
    • お気に入り登録後はお気に入りファイルリストでお気に入り解除が可能です

💡 ヒント：マイスペースと企業スペースのファイルは両方ともお気に入り登録をサポートしており、お気に入り登録したファイルは「Knowledge->お気に入り」で確認できます。

ファイルお気に入り操作：

ファイルお気に入りリスト：

ファイルプレビュー​

ファイルはアップロードおよびインデックス成功後にプレビュー処理が行われ、状態がプレビュー成功になるとプレビューを閲覧できます。

プレビューページの上部ではファイルの要約、マインドマップ、アウトライン、対話（AI要約）を確認できます。

再プレビュー＆再分割​

ファイルを選択すると「再プレビュー」と「再分割」のボタンが表示されます。

  • 再プレビューはファイルの表示を更新し、内容の表示が期待通りであることを保証します。

  • 再分割はファイル構造を調整し、段落やセグメントの区切りをより合理的にして内容の構成ロジックを最適化します。

QnAとは？​

企業スペースにはQnA機能があり、アシスタントがQnA内の質問を検出すると、ネットワーク検索に依存せずに事前設定された回答を直接提供します。これにより、ネットワーク情報の複雑さによる回答の不正確さや不統一を回避し、回答内容が企業のニーズと規範に正確に合致することを保証します。

QnAは企業スペース、質問、回答など多次元での検索をサポートし、必要な情報を迅速に特定できるため、企業従業員が正確な知識を素早く取得し、業務プロセスを加速するのに役立ちます。

QnA関連操作​

QnAのインポート​

QnAには2つのアップロード方法があり、そのうちの1つがQnAのインポートです。QnAのインポートは一括インポートをサポートし、QnA数が多い場合に適しています。

QnAインポートの具体的な操作手順：

  • 企業スペースのナレッジベースに入り、QnA画面を開く

  • 右側の「···」ボタンをクリックし、「インポート」を選択してインポート画面を表示

  • 「インポート用QnAテンプレートをダウンロード」を選択し、テンプレートファイルを補完します。企業スペース、質問、回答（企業スペースは企業スペース内のナレッジベース名）を記入してください。

  • テンプレートファイルを補完後、再度上記手順でインポート画面に入り、補完したテンプレートファイルをドラッグ＆ドロップまたは選択します。

  • ファイル情報が自動プレビューされ、問題なければ右側の「インポート開始」をクリックします。

  • 待機後にインポート成功が表示されます。

💡 ヒント：新規QnAのみインポートされ、既存QnAと重複する質問はスキップされます。

QnAの新規追加​

QnAには2つのアップロード方法があり、もう1つはQnAの新規追加です。新規追加は一度に1件のみ追加可能です。

新規QnA追加の手順は以下の通りです：

  • 企業スペースのナレッジベースに入り、QnA画面を開く

  • 右側の「新規追加」ボタンをクリックし、新規追加画面に入ります。左側が質問画面、右側が回答画面です。

  • 質問側でQnAが属するナレッジベース名を選択

  • 「新規追加」ボタンをクリックし、複数の質問を追加可能

  • 回答側に回答を入力します。回答はテキスト、リンク、画像、動画などをサポートします。

  • 質問と回答の入力が完了したら「保存」をクリックし、QnAの新規追加が完了します。

💡 ヒント：複数の質問を追加した場合、これらの質問はすべて同一の回答（右側の回答画面に入力した回答）を共有します。

tip
  • "回答"にはリッチテキストのスタイルタグが含まれるため、全体で2000文字以内に制限することを推奨します。これはAIの回答に有利です。
  • 動画の挿入は埋め込みコードである必要があります。例：<iframe src="//player.bilibili.com/player.html?aid=535563667&bvid=BV1jM411S74q&cid=1322473540&p=1" scrolling="no" border="0" frameborder="no" framespacing="0" allowfullscreen="true"> </iframe>。

QnAの承認​

QnA承認プロセスはナレッジベース内容の正確性と規範性を確保するためのものです。このプロセスは主に管理者以外が提出した質問と回答に対して適用され、管理者の承認を経てからQnAライブラリに反映され、一般ユーザーが閲覧可能になります。管理者が提出した内容は承認不要で即時有効となります。承認待ちの質問はリストの上部に自動で配置され、管理者が優先的に処理しやすくなっています。

QnA承認状態：承認待ち、登録済み、拒否

  • 承認待ち：提出された質問と回答は自動的に「承認待ち」状態となり、管理者の審査と処理を待ちます。
  • 登録済み：管理者が承認した後、質問と回答はQnAライブラリに登録され、一般ユーザーが閲覧可能になります。
  • 拒否：内容が基準に合わない場合、管理者は拒否を選択できます。拒否された内容は一般ユーザーには表示されませんが、後続の審査のためにシステム内に保持されます。

QnA承認操作：承認、拒否、一括操作

  • 承認：管理者は基準を満たす内容に対して承認操作を行い、QnAライブラリに登録します。承認済みのQnAは拒否操作ができません。
  • 拒否：基準を満たさない内容に対して管理者は拒否を選択できます。
  • 一括操作：管理者は複数の承認待ち内容を選択し、一括で承認処理が可能です。

QnAのエクスポート​

現在QnAのエクスポートをサポートしており、「このページをエクスポート」または「すべてのQnAをエクスポート」が可能です。

QnAエクスポートの具体的な手順は以下の通りです：

  • QnAページで右側の「エクスポート」をクリック
  • 「このページをエクスポート」または「すべてをエクスポート」を選択
  • エクスポート後、ローカルのデフォルト保存場所でファイルを確認可能