知識スペースの使用方法
企業スペースとナレッジベースの作成方法
Knowledgeモジュールでは、企業スペースとナレッジベースを作成する機能をサポートしています。作成方法を説明する前に、以下の概念を理解しておく必要があります：
- マイスペースでは新しいスペースを作成することはできず、ナレッジベースのみ作成可能です。デフォルトで1つのデフォルトナレッジベースが内蔵されています。
- 企業スペースでは、さらに異なるスペースを作成でき、これらのスペース内でナレッジベースを作成することが可能です。
以下の表は、**「マイスペース」と「企業スペース」**におけるスペースとナレッジベースの作成に関する比較です：
| マイスペース | 企業スペース | |
|---|---|---|
| スペース | ✅ | |
| ナレッジベース | ✅ | ✅ |
| フォルダ | ✅ | ✅ |
企業スペースの新規作成方法
上記の概念を理解した後、企業スペースの作成を開始できます。
💡 ヒント：企業スペースを作成するには、関連するスペース作成権限が必要です。作成前に権限を持っていることを確認してください。
企業スペース作成手順：
- **「設定 -> ナレッジ管理 -> 企業スペース」に移動し、企業スペースの横にある「⚙️」**をクリックします。
- 表示された企業スペースページで**「新規追加」**をクリックします。
- 企業スペースの番号、名前、アイコン、説明、並び順などの情報を入力し、**「保存」**をクリックすると、企業スペースが作成されます。（例として「テスト企業スペース新規作成」を作成）
ナレッジベースの新規作成方法
💡 ヒント：個人スペースでナレッジベースを作成する際には、特別な権限は必要ありません。
マイスペースでのナレッジベース作成
マイスペースでナレッジベースを作成する手順は以下の通りです：
- マイスペース概要ページに移動し、**「新規ナレッジベース」**をクリックします。
- ナレッジベースの名前と説明を入力し、**「確定」**をクリックすると、個人スペースでナレッジベースが作成されます。（例として「テストナレッジベース」を作成）
企業スペースでのナレッジベース作成
💡 ヒント：企業スペースでナレッジベースを作成するには、関連する権限が必要です。作成前に作成権限を持っていることを確認してください。
企業スペースでナレッジベースを作成する手順は以下の通りです：
- **「設定->ナレッジ管理->企業スペース」**に移動し、新規ナレッジベースを作成する企業スペースに入ります。
- ナレッジベースの右側にある**「新規追加」**をクリックします。
- 表示されたナレッジベ ース作成ページで、ナレッジベースの名前、機密レベル、説明などの情報を入力し、**「確定」**をクリックすると作成が完了します。
- 機密レベル：デフォルトではpublicとHighly confidentialの2種類があります。
- ストレージ容量：0～1GB
- ファイルサイズ制限：ナレッジベースにアップロードするファイルサイズをカスタマイズ可能
- ファイル対応形式：ナレッジベースでサポートするファイル形式をカスタマイズ可能 💡 ヒント：ファイルサイズや形式をカスタマイズした場合、制限に合わないファイルをアップロードすると、システムが警告を表示します。
ナレッジベーススペースの設定方法
💡 ヒント：ナレッジベーススペースの設定には企業スペースの管理権限が必要です。設定を変更する前に、権限を持っていることを確認してください。
ナレッジベーススペース設定は複数の入口から開くことができます：
- 企業スペースのナレッジベース概要ページで、ナレッジベースカードの**「✏️」**をクリックします。
- ナレッジベースに入った後、ページ右上のナレッジベース設定 ボタンをクリックします。
- **「設定->ナレッジ管理->企業スペース」で、編集したいナレッジベースを選択し、右側の「···」をクリックして「設定」**を選択します。
一般設定
ナレッジベースの一般設定は、ナレッジベース作成時に入力した情報を指します。これには、ナレッジベースの名前、タイプ、機密レベル、説明、ストレージ容量、ファイルサイズ制限、ファイル対応形式が含まれます。
ファイル設定
インデックス方式：
- 基本解析：一般的なテキスト認識に適しており、ファイルに表や画像が含まれていない場合に選択します。
- OCRスマート解析：モデルを呼び出して文書を処理し、多くの表を含む文書に適しています。
分割モード：
- デフォルトモード：テキストを最大1024文字ごとに分割し、各片を独立してインデックス化します。
- 細分モード：テキストを最大1024文字ごとに分割し、さらに各片を200文字ごとに細分化します。各小片は独立したインデックスを持ちます。
- カスタムモード：ユーザーが各片の最大文字数をカスタマイズできます。例えば、500に設定すると、500文字ごとに分割されます。
検索設定：
- ファイルプレビュー：ナレッジベース内のファイル（文書、画像、動画、音声）がオンラインプレビューをサポートするかどうかを制御します。
- ファイルインデックス：ナレッジベース内の各種リソース（文書、画像、動画、音声）がグローバル検索インデックスに追加されるかどうかを設定します。オフにすると、対応するリソースはキーワード検索で見つけることができなくなります。
ファイル要約生成：ナレッジベース内の文書に自動的に内容の要約を生成し、コア情報を迅速に閲覧できるようにします。オフにすると、新しくアップロードされた文書は自動的に要約を生成しなくなります。
メタデータ
メタデータ（Metadata）は、データを記述するためのデータであり、例えばファイルのサイズ、名前、位置などの情報を指します。SERVICEMEでは、メタデータはファイル管理とナレッジベース検索能力を強化するために使用されます。
SERVICEMEにおけるメタデータの役割
ファイルレベルのメタデータ：
- ファイルをアップロードする際、システムはファイルサイズ、名前、保存場所などの基本的なメタデータを自動的に保存します。
- ユーザーはタグ、カテゴリ、アップロード者などのメタデータをカスタマイズして、ファイルをより正確に管理できます。
- ナレッジベースファイルを検索する際、メタデータに基づいてフィルタリングすることで、検索の命中率を向上させます。
ナレッジベースレベルのメタデータ：
- ナレッジベース自体にもテーマ、業界カテゴリ、権限情報などのメタデータを設定できます。
- ナレッジベースのメタデータを活用することで、より高度な分類と検索が可能になり、知識管理の効率が向上します。
メンバー管理
所有者：ナレッジベースの所有者は、このナレッジベースのすべての権限を持ちます。これには管理、編集、アクセス権限が含まれます。
編集者：ナレッジベースの編集者は、ファイルのアップロード、削除など、すべての操作を行う権限を持っています。
訪問者：訪問者はナレッジベースの内容を閲覧することしかできず、ナレッジベースの内容を変更することはできません。
- ロールを通じてメンバー権限を管理できますが、ロール権限ページは管理者のみがアクセス可能です。
- ロールを通じたメンバー権限管理の具体的な操作については、以下の「ロールを通じたナレッジベースメンバー権限の管理方法」を参照してください。
ロールを通じたナレッジベースメンバー権限の管理方法
ロールを通じてナレッジベースメンバー権限を管理する方法を理解する前に、以下の3つの概念を理解する必要があります：ロール、ユーザー権限付与、機能権限付与
- ロール：ロールは管理者が作成し、異なるシナリオに応じ て異なるロールを作成できます。
- ユーザー権限付与：ロール作成後、ユーザーをそのロールに追加できます。これは、特定のユーザーに特定のロールを付与することを意味します。
- 機能権限付与：ロールの機能権限付与は、そのロールがどの機能を持つことができるかを指します。
💡 ヒント：上記をまとめると、機能権限付与+ロール権限付与=特定のユーザーに特定の権限を付与することを意味します。
⏳ 具体例：テストアカウントにAI Supportナレッジベースの管理権限を付与する
- ロールリストの右側で**「新規追加」**をクリックし、「ナレッジベース管理」という新しいロールを作成します。
- ナレッジベース管理ロールを作成した後、そのロールに対応する**「機能権限付与」をクリックし、「スペース管理」を見つけ、その下のナレッジベースで「AI Support」を選択して「確定」**をクリックします。
- 次に、テストアカウントをそのロールに追加します。対応するロールの**「ユーザー権限付与」をクリックし、テストアカウントの組織を見つけてテストアカウントを選択し、「確定」**をクリックします。
- 上記の操作が完了すると、テストアカウントにAI Supportナレッジベースの管理権限が付与されます。
企業スペースとナレッジベースの削除方法
ナレッジベースの削除
ナレッジベースを削除するには、ナレッジベース概要ページで対応するナレッジベースのカードに移動し、カードの右下にある**「🗑️」**をクリックするだけです。マイスペースと企業スペースの削除方法は同じです。
以下の図を参照してください：
企業スペースの削除
企業スペースを削除するには、スペース管理権限を持つユーザーが**「設定->ナレッジ管理->企業スペース」に移動し、企業スペースの横にある「⚙️」をクリックします。表示された企業スペースページで削除する企業スペースを選択し、右上の「削除」**をクリックして、二重確認後に削除します。
以下の図を参照してください：
マイスペースと企業スペースのファイル操作の比較
| マイスペース | 企業スペース | |
|---|---|---|
| ダウンロード | ✅ | ✅ |
| お気に入り | ✅ | ✅ |
| 削除 | ✅ | ✅ |
| 名前変更 | ✅ | ✅ |
| 再プレビュー | ✅ | ✅ |
| 再分割 | ✅ | ✅ |
| ファイル属性 | ✅ | ✅ |
| 共有 | ❌ | ✅ |
| 移動 | ❌ | ✅ |
| コピー | ❌ | ✅ |
| ショートカット追加 | ❌ | ✅ |
| タグ | ❌ | ✅ |
| メタデータ属性 | ❌ | ✅ |
ファイル属性について
ファイル属性は個々のファイルに対する設定であり、前述のナレッジベーススペース設定はナレッジベース全体に対する設定です。ナレッジベーススペース設定にはファイル設定が含まれており、これらの設定はファイル属性に継承されます。
一般設定
- 基本情報：ファイル属性の基本情報には、ファイル名、サイズ、作成者、作成日時、更新者、更新日時、位置、説明、タグが含まれます。
💡 ヒント：企業スペース内のファイルのみがタグを使用できます。タグを追加することが可能です。一方、個人スペースのファイルではタグ機能はサポートされていません。
-
メタデータ属性：新 しいメタデータを追加することが可能です。**「新規追加」**をクリックして新しいメタデータフィールドを追加します。
-
タスク進行状況：
- プレビュー：ファイルプレビューをサポートしており、プレビューの進行状況を確認できます。エラーが発生した場合は、再試行ボタンをクリックして再読み込みします。
- ファイル処理：ファイル処理には複数のステップが含まれます。**「ファイル処理」**をクリックして現在の進行状況とステップを確認します。
ファイル設定
-
スペース設定：ファイル設定はデフォルトでスペース設定を継承します。追加の設定は不要です。ファイルにカスタム設定が必要な場合は、**「スペース設定を継承」**ボタンをオフにします。
-
インデックス方式：基本解析、OCRスマート解析
-
分割設定：デフォルト、細分、カスタム
-
検索設定：ファイルプレビュー、ファイルインデックス
-
ファイル要約生成：要約の有効化、全文要約のキーワード
💡 ヒント：上記のファイル設定の詳細については、「ナレッジベーススペースの設定方法」を参照してください。
セグメントプレビュー
-
セグメントプレビューでは、ファイルの分割状況を確認できます。各セグメントには番号が付いており、セグメント内容を編集することが可能です。
- セグメント内容を編集しても元のファイルには影響しません。インデックスとプレビューの内容のみが変更されます。
-
セグメントプレビュー画面では、キーワード検索をサポートしており、キーワードが含まれるセグメントを迅速に特定できます。これにより、検索効率が向上します。
ファイルの共有方法
現在、企業スペース内のファイルのみが共有可能です。共有手順は以下の通りです：
- 共有したいファイルを選択します（例：「使用シナリオ」）。
- ページ下部の**「共有」または右側の「···」**をクリックします。
- 「共有」を選択し、共有ページで適切な共有設定を選択します。
- **「確定」**をクリック すると完了です。
共有ページで共有方法、権限、セキュリティ設定を選択します：
-
共有方法：
- アカウントに共有：ファイルを特定のユーザーに共有します。
- リンクとして共有：ファイルをリンク形式で共有します。リンクを持つ人はファイルを閲覧できます（リンク共有後、リンクにパスワードを設定することも可能です）。
-
権限：
- プレビューのみ：ファイルを閲覧することはできますが、ダウンロードはできません。
- プレビューとダウンロード：ファイルを閲覧およびダウンロードできます。
-
セキュリティ設定：
- 有効期限なし：有効期限を選択しない場合、ファイル共有はデフォルトで有効期限なしとなります。
- 有効期限：有効期限を選択し、有効期限を設定します。
💡 ヒント：共有されたファイルは**「Knowledge-共有-私が共有したもの」**で確認できます。
ファイル操作
新しいフォルダの作成とファイルのアップロード
新しいフォルダの作成：マイスペースと企業スペースの両方でフォルダを作成できます。ナレッジベースページで右側の**「新しいフォルダ」をクリックし、フォルダ名を入力して「確定」**をクリックします。
ファイルのアップロード：マイスペースと企業スペースの両方でファイルをアップロードできます。ページ右上の**「ファイルをアップロード」をクリックし、アップロードするファイルを選択して「開く」**をクリックします。インデックスが成功するのを待つと、そのファイルを使用できるようになります。
- ファイルアップロードには4つの状態があります：インデックス待ち、インデックス中、インデックス成功、インデックス失敗
- インデッ クスが成功したファイルのみが正常にプレビューおよび使用可能です。
- 企業スペースでフォルダを新規作成またはファイルをアップロードするには、編集権限が必要です。操作前に関連する権限を持っていることを確認してください。
ファイルの移動とコピー
ファイルの移動/コピー：移動またはコピーしたいファイルを選択し、右側の**「···」をクリックして「移動先」または「コピー先」を選択します。移動またはコピーする場所を選択して「確定」**をクリックします。
- マイスペースのファイルは移動やコピーをサポートしていません。企業スペースのファイルのみが移動やコピーをサポート しています。
- また、企業スペースのファイルの移動やコピーは同じナレッジベース内でのみ操作可能です。
ファイルのダウンロードと名前変更
- ダウンロードと名前変更の具体例は以下の通りです：
- **「0226AI共有」**ファイルを選択します。
- 右側の**「···」またはページ下部の「ダウンロード」**/ **「名前変更」**をクリックします。
- **「ダウンロード」をクリックするとダウンロードが完了します。「名前変更」をクリックして新しいファイル名を入力し、「確定」**をクリックします。
ファイルのお気に入り登録
- ファイルのお気に入り登録の具体例は以下の通りです：
- **「セキュリティ技術公開講座」**を選択します。
- 右側の**「···」**をクリックします。
- **「お気に入り」を選択すると、お気に入り登録が成功し、ページ上部に「 お気に入りリストに追加成功」**と表示されます。
- お気に入り登録が成功すると、お気に入りファイルリストでお気に入り解除が可能です。
💡 ヒント：マイスペースと企業スペースのファイルはどちらもお気に入り登録をサポートしており、お気に入り登録されたファイルは**「Knowledge->お気に入り」**で確認できます。
ファイルのお気に入り登録操作：
お気に入りファイルリスト：
ショートカットの追加
ショートカットを追加する際、すべての企業スペースにショートカットを追加することが可能です。対応する企業スペースとナレッジベースを選択します。
- ショートカット追加の具体例は以下の通りです：
- **「セキュリティ技術公開講座」**を選択します。
- 右側の**「···」**をクリックします。
- **「ショートカット追加」**を選択します。
- ショートカットの場所を選択します（例：「微釘科技->テストナレッジベース」）。
- **「確定」**をクリックすると、「セキュリティ技術公開講座」ファイルのショートカットが作成されます。
ファイルのプレビュー
ファイルがアップロードされ、インデックスが成功すると、プレビューのプロセスが開始されます。状態がプレビュー成功になると、プレビューを確認できます。
プレビュー画面の上部では、ファイルの要約、マインドマップ、アウトライン、対話を確認できます。（AI要約）
再プレビューと再分割
ファイルを選択すると、**「再プレビュー」と「再分割」**のボタンが表示されます。
- 再プレビューは、ファイルの表示効果をリフレッシュし、内容が期待通りに表示されることを確認します。
- 再分割は、ファイル構造を調整し、段落やセグメントの分割をより合理的にすることで、内容の組織論理を最適化します。
QnAとは？
企業スペースにはQnA機能があり、アシスタントがQnA内の質問を検索した場合、事前設定された回答を直接提供します。これにより、ネットワーク情報の複雑さによる不正確または一貫性のない回答を回避し、企業のニーズや規範に正確に一致する回答を保証します。
QnAは、企業スペース、質問、回答などの多次元で検索をサポートしており、必要な情報を迅速に特定できます。これにより、企業の従業員が正確な知識を迅速に取得し、業務プロセスを加速することができます。
QnA関連操作
QnAのインポート
QnAには2つのアップロード方法があります。その1つがQnAのインポートであり、QnAの一括インポートをサポートしています。これは、QnAの数が多い場合に適しています。
QnAのインポート手順：
- 企業スペースのナレッジベースに入り、QnA画面を開きます。
- 右側の**「インポート」**ボタンをクリックし、インポートページを表示します。
- **「テンプレートファイルをダウンロード」**を選択し、テンプレートファイルを補足します。企業スペース、質問、回答を記入する必要があります（企業スペースは企業スペース内のナレッジベース名を指します）。
- テンプレートファイルを補足した後、再度 上記の手順でインポートページに入り、**「ファイルをアップロード」**をクリックして、補足したテンプレートファイルを選択します。
- ファイル情報が自動的にプレビューされ、問題がなければ右側の**「インポート開始」**をクリックします。
- 待機後、インポート成功と表示されます。
💡 ヒント：新規のQnAのみがインポートされます。既存のQnAと重複する質問はスキップされます。
QnAの新規追加
QnAには2つのアップロード方法があり、もう1つはQnAの新規追加です。新規追加では、1回に1つのQnAのみを追加できます。
QnAの新規追加手順：
- 企業スペースのナレッジベースに入り、QnA画面を開きます。
- 右側の**「新規追加」ボタンをクリックして新規追加画面に入ります。左側が質問画面**、右側が回答画面です。
- 質問側で、QnAが属するナレッジベース名を選択します。
- **「新規追加」**ボタンをクリックして、複数の質問を追加できます。
- 回答側で回答を入力します。回答の入力はテキスト、リンク、画像、動画などをサポートしています。
- 質問と回答の入力が完了したら、**「保存」**をクリックしてQnAの新規追加が成功します。
💡 ヒント：新規追加時に複数の質問を追加すると、これらの質問の回答はすべて1つだけになります。つまり、右側の回答ページに入力された回答です。
- **「回答」**にはリッチテキストのスタイルタグが含まれており、全体を2000文字以内に制限することをお勧めします。これにより、AIの応答が向上します。
- 動画を挿入する場合は、埋め込みコードを使用してください。例：
<iframe src="//player.bilibili.com/player.html?aid=535563667&bvid=BV1jM411S74q&cid=1322473540&p=1" scrolling="no" border="0" frameborder="no" framespacing="0" allowfullscreen="true"> </iframe>。
QnAの承認
QnAの承認プロセスは、ナレッジベースの内容の正確性と規範性を確保するためのものです。このプロセスは主に、非管理者が提出した質問と回答を対象としており、管理者の承認を経てからQnAライブラリに追加され、一般ユーザーが閲覧できるようになります。管理者が提出した内容は承認を必要とせず、直接有効になります。すべての未承認の質問はリストの上部に自動的に配置され、管理者が優先的に処理できるようにします。
QnAの承認ステータス：未承認、ライブラリに追加済み、拒否
- 未承認：提出された質問と回答は自動的に「未承認」ステータスに入り、管理者の審査と処理を待ちます。
- ライブラリに追加済み：管理者が承認すると、質問と回答がQnAライブラリに追加され、一般ユーザーが閲覧可能になります。
- 拒否：内容が基準を満たしていない場合、管理者は拒否を選択できます。拒否された内容は一般ユーザーには表示されませんが、後続の審査のためにシステムに保存されます。
QnAの承認操作：承認、拒否、一括操作
- 承認：管理者は基準を満たす内容を承認し、QnAライブラリに追加します。承認されたQnAは再度拒否操作を行うことはできません。
- 拒否：基準を満たしていない内容について、管理者は拒否を選択できます。
- 一括操作：管理者は未承認の内容を複数選択して一括承認処理を行うことができます。
QnAのエクスポート
現在、QnAのエクスポートをサポートしており、このページをエクスポートすることも、すべてのQnAをエクスポートすることも可能です。
QnAのエクスポート手順：
- QnAページで右側の**「エクスポート」**をクリックします。
- **「このページをエクスポート」または「すべてをエクスポート」**を選択します。
- エクスポート後、ローカルのデフォルト保存場所でファイルを確認できます。
AI翻訳の使用方法
企業スペースでは、ファイルにAI翻訳機能を使用することができます。AI翻訳の操作手順は以下の通りです：
- 企業スペースで翻訳したいファイルを選択します（例：「使用シナリオ」）。
- ページ右上の**「AI翻訳」**をクリックします。
- ターゲット言語を選択します（例：「English」）。ソース言語は自動検出されます。
- 用語集のアップロードと用語集テンプレートのダウンロードをサポートしています。
- 設定が完了したら**「確定」**をクリックします。
- タスクでAI翻訳の進行状況を確認することができます。
💡 ヒント：
- 翻訳が成功したファイルは自動的に**「マイスペース->デフォルトナレッジベース」**に保存されます。
- 翻訳するファイルが大きい場合、翻訳に時間がかかることがあります。
